Vorsicht Rückdelegation – Monkey Business vermeiden
Vorsicht Rückdelegation – Monkey Business vermeiden – Üblicherweise erfolgt die Aufgabendelegation von der Führungskraft hin zum Mitarbeiter. Dieser bearbeitet dann die Aufgabe bis zur Fertigstellung und meldet die erfolgreich bearbeitete Aufgabe als „fertig“ bei der Führungskraft. Was Führungskräfte jedoch häufig erleben ist, dass Mitarbeiter die Aufgabe mit einer Reihe von Argumenten zurückbringen und der Führungskraft wieder auf den Tisch legen. So dass Sie sich selbst um die Fertigstellung kümmern müssen. Das bezeichnet man dann als Rückdelegation oder auch Monkey Business. Mit diesem herausfordernden Phänomen müssen sich tagtäglich viele Führungskräfte an Ihrem Arbeitsplatz herumschlagen.
Das ist fatal, denn wenn Sie als Führungskraft die von Ihrem Mitarbeiter zurückdelegierte Aufgabe annehmen. Dann machen Sie die Arbeit, die eigentlich Ihre Mitarbeiter machen sollten. Damit bleibt Ihnen keine Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben haben. Wenn Sie sich vorstellen dass das mehrfach passiert, bei mehreren Ihrer Mitarbeiter, dann haben Sie eine ganze Affenhorde an Aufgaben bei Ihnen liegen. Sie fühlen sich als würden Sie sich in Treibsand befinden und untergehen. Das müssen Sie tunlichst vermeiden.
Geschichte vom Monkey Business
Mit der Rückdelegation findet eine Umkehrung der Aufgabenverteilung von „oben“ nach „unten“ statt. Ihr Mitarbeiter legt Ihnen die übergebene Aufgabe, die sich eigentlich in seiner Abarbeitungsverantwortung befindet, wieder an Sie zurück und legt sie auf Ihren Schreibtisch.
Das Phänomen der Rückdelegation ist nicht neu. Es hält sich bereits seit Jahrzehnten hartnäckig dort, wo Führungskräfte und Mitarbeiter zusammenarbeiten. Dies haben bereits vor 50 Jahren William Oncken Jr. und Donald L. Wass erkannt und in der November/Dezember Ausgabe des Harvard Business Review einen Artikel mit dem Titel Who’s got the monkey? veröffentlicht. Darin beschreiben sie klar und deutlich in eindrücklichen Bildern, wie sich die Rückdelegation am Arbeitsplatz auswirkt. Dabei benutzen Sie den Begriff des Monkey Business und auch Monkey Management, um kurz zu beschreiben, um was es geht. Damit sind beide die Schöpfer und geistigen Väter des Monkey Managements bzw. Monkey Business.
Affenproblem
Wie das Monkey Business und die Rückdelegation funktionieren und welche Auswirkungen das haben kann, illustrieren bei anhand des Affenproblems sehr nachdrücklich. Stellen Sie sich jede Aufgabe, die Sie an Ihren Mitarbeiter übergeben und delegieren, als einen Affen vor. Ihr Mitarbeiter hat die Verantwortung sich um die Abarbeitung und finale Erledigung dieses Affen kümmern. Es gibt jedoch bei Ihnen Mitarbeiter, die versuchen, genau diese Aufgabe zurückzugeben. Um dabei im Bild des Monkey Business zu bleiben, will oder kann Ihr Mitarbeiter seinen Affen nicht selbst versorgen und kommt zu Ihnen zurück und setzt den Affen wieder auf Ihren Schreibtisch.
Jetzt können Sie sich vorstellen, wie bedrohlich sich die Situation für Sie entwickelt, wenn nicht nur einer Ihrer Mitarbeiter diese Strategie der Rückdelegation anwendet sondern wenn ein großer Teil Ihres Teams auf die Aufgaben drauf schreibt: „Return to sender“. Ihr Schreibtisch wird unübersichtlich von der Anzahl der Aufgaben, es wird schnell ein Heilloses Durcheinander herrschen und Sie werden sich schnell mit den laut schreienden Affen beschäftigen müssen.
Was passiert wird sein, dass Sie sich von den dringlichen Aufgaben dominieren lassen und den Eindruck haben, Sie kommen nicht mehr voran. Insbesondere werden Sie nicht mehr zu Ihren wichtigen Führungsaufgaben kommen, geschweige denn Ihren eigentlichen Managementaufgaben der Steuerung, der Planung und der Koordination nachkommen. Sie sind heillos überfordert und die Affen haben das Kommando übernommen. Da geht es zu wie im Affenkäfig im Zoo.
Sie sind der Flaschenhals
Sie als Führungskraft werden zum Flaschenhals. Zum Bearbeiten der wirklich wichtigen Führungsaufgaben kommen Sie nicht mehr. Wenn Sie das auch so erleben, dass Sie immer wieder die Aufgaben, also die Affen Ihrer Mitarbeiter zurückbekommen dann leiden Sie am Krankheitsbild „Monkey Business“. Konkret beschäftigen Sie sich mit Fach- und Sachaufgaben, die Sie im Kern delegieren müssen, erledigen lassen müssen. Anstatt dessen, machen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Eine zusätzliche Steigerung ist es dann, wenn Ihre Mitarbeiter auf Sie warten müssen. Ihre Mitarbeiter kommen also immer wieder und fragen Sie über den Stand der Abarbeitung. Es geht zu wie im Taubenschlag oder wie im Affenkäfig. Sie werden zum Flaschenhals der Affenhorde.
Mitarbeiter beschweren sich
Die Folge ist, dass sich Mitarbeiter insgeheim über Sie beschweren. Dies nach der Devise, unser Chef ist überlastet und bekommt nichts mehr auf die Reihe. Oder dass Sie sich übernehmen und immer mehr auf Ihrem Schreibtisch liegt. Es wird sich darüber beklagt, dass Ihre Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können. Ihre Mitarbeiter werden ungeduldig und fangen an Ihrer Führungskompetenz zu zweifeln.
Gründe für die Rückdelegation
Was sind die Gründe für das Verhalten Ihrer Mitarbeiter. Eine erste Einschätzung liegt auf der Hand. Sie vermuten die Ursache für Rückdelegation und Monkey Business in der Unfähigkeit bzw. Faulheit Ihrer Mitarbeiter. So könnte es sein, dass Ihr Mitarbeiterteam entweder kein großes Engagement bei der Übergabe der Aufgabe zeigt oder sogar unfähig ist, diese zu bearbeiten. Somit leiten sie die gestellte Aufgabe Ihnen wieder zurück mit der Bitte um Hilfestellung.
Das ist eine erstmal nicht von der Hand zu weisende Erklärung. Diese ist jedoch eher die Ausnahme als die Regel. Denn der Kern des Problems der Rückdelegation liegt bei der Führungskraft. Sie sind primär dafür verantwortlich, dass sich das Monkey Business in Ihrem Verantwortungsbereich etabliert. Durch Ihre grundlegende Einstellung und Sichtweise sowie Ihr gezeigtes Verhalten sind Sie dafür verantwortlich, dass sich dieses Affentheater so abspielt. Die Verantwortung liegt im Kern also bei Ihnen.
Affen zurückgeben
Falls Sie Rückdelegation als unvermeidbare Last einer jeden Führungskraft empfinden, dann liegen Sie falsch. Das liegt wahrscheinlich eher daran, dass Sie sich schon daran gewöhnt haben bzw. nicht wirklich wissen wie Sie damit umgehen sollen. Lassen Sie uns zur Lösung des Problems zum Bild der Affen zurückkehren. Stellen Sie sich vor, es würde einer Ihrer Mitarbeiter in Ihr Büro eintreten und Ihnen einen Affen auf den Schreibtisch setzen.
Dieser Affe bleibt einen Moment sitzen und Sie greifen nach seinem Halsband, streicheln ihn und was machen Sie nun. Sie werden wahrscheinlich sagen, lieber Mitarbeiter, da haben Sie ja einen schönen Affen. Nehmen diesen und geben ihm diesen wieder an Ihren Mitarbeiter zurück. Sie haben es als Führungskraft doch immer in der Hand, was Sie mit Affen und der Rückdelegation tun. Sie haben den Lead, Sie sind verantwortlich was passiert.
Ihre Optionen sind somit klar und liegen damit auf dem Tisch. Sie akzeptieren die Rückdelegation oder verstärken das Verhalten der Rückdelegation. Oder sie parieren die Rückdelegation mit einer Erwiderung, der Rück-Rückdelegation. Damit geben Sie die Aufgabe wieder an Ihren Mitarbeiter zurück und Sie können sich um Ihre eigentlichen Führungs- und Managementaufgaben kümmern.
Nicht lösen sondern fragen
Dass Sie erfolgreich Rückdelegation vermeiden bzw. die Rück-Rückdelegation einleiten, dazu bedarf es wirksamer und guter Kommunikation. Diese besteht mehr darin Fragen zu stellen und die entsprechenden Fragetechniken und Frageformen einzusetzen.
Sie haben verschieden Möglichkeiten, welche Fragetechnik Sie anwenden. Sie können beispielsweise mehr Informationen sammeln, um das Problem besser eingrenzen und einschätzen zu können. Damit verschaffen Sie sich ein detailliertes Bild zum Problem als solchem und helfen Ihrem Mitarbeiter dabei, herauszufinden, wo genau er ansetzen muss, um weiterzukommen. Mit der sogenannten differenzierenden Frage gehen Sie dem Problem auf den Grund. Bitte denken Sie daran, Sie belassen das Problem zur Lösung immer bei Ihrem Mitarbeiter.
Mögliche Fragen sind:
„Wo genau liegt das Problem?“
„Was konkret funktioniert nicht wie geplant?
„Worin genau liegt Ihrer Ansicht nach die besondere Schwierigkeit?“
„Was speziell wissen Sie noch nicht, um einen Schritt voranzukommen?“
Das regt Ihren Mitarbeiter an, sich tiefer mit dem eigentlichen Problem zu beschäftigen. So helfen Sie ihm sich intensiver und ausführliche mit der Lösung zu beschäftigen.
Über den Autor:
Dr. Matthias Hettl ist bekannt als internationaler Managementberater. Er trainiert und coacht Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte. Zudem vertrat er eine Professur für Management und verfügt über langjährige Führungsexpertise. Erfahrung hat er als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Management- und Führungsexperte ist er ein gefragter Speaker.
Mehr Informationen unter: Hettl Consult
