Delegation ist der Schlüssel zum Erfolg

Delegation ist der Schlüssel zum Erfolg, denn „Alles selbst machen zu wollen, ist das Kennzeichen des Unbegabten.“ (Richard Schaukal)

Vielleicht haben Sie selbst schon einmal mit einem tiefen Seufzer gesagt, dass Sie niemandem guten Gewissens eine Aufgabe übertragen können, weil es außer Ihnen ja sowieso niemand richtig macht. Fakt ist jedoch: Delegieren ist eine Ihrer wichtigsten Führungsaufgaben. Ohne diese überlebenswichtige Fähigkeit, wird es Ihnen nicht gelingen als Führungskraft, dauerhaft erfolgreich zu sein. Erst durch erfolgreiches Delegieren werden Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und ihre begrenzte Zeit nicht mit Mikromanagement verbringen. Was überdies auch dazu führt, dass Sie Ihre Mitarbeiter demotivieren.

Delegieren hilft effizienter zu arbeiten

Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren, hat es der britische Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson einmal auf den Punkt gebracht. Ganz klar: Delegieren hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten. Schließlich können Sie nicht alles gleichzeitig machen und überall zur selben Zeit sein. Obwohl Sie sich dessen durchaus bewusst sind, tun Sie sich vermutlich schwer mit dem Loslassen. Denn nichts anderes bedeutet es schließlich, wenn Sie einem Mitarbeiter Verantwortung für eine Aufgabe übertragen. Sie geben diese Aufgabe aus den eigenen Händen. Und es ist vorher nicht immer absehbar, ob das Resultat nach getaner Arbeit durch den Mitarbeiter zufriedenstellen ist.

Verabschieden Sie sich von Ihrer Selbstüberschätzung

Doch die Anzahl der Aufgaben, die Sie selbst übernehmen können, ist begrenzt – ganz egal, wie hart Sie arbeiten. Verabschieden Sie sich von Ihrer eigenen Selbstüberschätzung, alles selbst am besten bewältigen zu können. Das kann ja sein, dass dies für den Moment gilt. Doch nur wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Chance geben, in eine Aufgabe hineinzuwachsen, werden diese Ihnen letztlich Arbeit abnehmen. Und genau das ist auch Ihre Aufgabe als Führungskraft.

Und es besteht auch die Möglichkeit, dass das Ergebnis der delegierten Aufgabe durch eine neue Herangehensweise oder eine andere Perspektive sich vielleicht sogar verbessern wird. Zudem kommt noch hinzu, dass dies Sie entlastet, so dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Freiräume schaffen

Sie tun sich schwer damit, Verantwortung abzugeben? Sie haben Angst, dabei die Kontrolle zu verlieren? Gleichzeitig fühlen Sie sich gestresst, weil Sie das Gefühl haben, alles immer selbst erledigen zu müssen? Durch richtiges und effektives Delegieren schaffen Sie sich selbst Freiräume, um den Aufgaben nachzukommen, die nur Sie als Führungskraft erledigen können. Deshalb ist Ihre erste und wichtigste Frage als Führungskraft, dass Sie sich fragen stellen: „Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst tun?“

Es gilt der Spruch, von innen sieht ein Hamsterrad auch aus, wie eine Karriereleiter. Denken Sie daran, dass es Ihre Rolle und Aufgabe ist, zu überprüfen, ob die Hamsterräder in Ihrer Abteilung, Ihrem Bereich oder Ihrem Unternehmen, in die richtige Richtung laufen. Oder laufen da zwei Hamsterräder gegeneinander und die „Hamster“ darin merken es gar nicht. Ihre zentrale Herausforderung ist es, nicht selbst ausschließlich im Hamsterrad die Arbeit zu erledigen, sondern dass Sie sich einen gewissen Freiraum verschaffen und eine Einschätzung über die Wirksamkeit Ihres Verantwortungsbereichs zu erhalten.

Steigen Sie in den Helikopter

Sie müssen sich die nötige Zeit nehmen, in den Helikopter zu steigen und über Ihre Abteilung zu schweben. Nur dann sehen Sie, ob alles in die gewünschte Richtung verläuft und ob Sie Maßnahmen ergreifen müssen, um die Situation zu verbessern. Es gilt, dass Sie mehr am Unternehmen als im Unternehmen arbeiten müssen. Erst dann werden Sie erkennen, wo Sie noch Entwicklungspotentiale haben. Dies gelingt Ihnen jedoch nur, wenn Sie sich genügend Freiraum durch Delegation verschafft haben. Wenn Sie selbst im Treibsand der täglichen Aufgaben gefangen sind und immer schneller in die Pedale treten, um voranzukommen, dann schaffen Sie das nicht. Ihre Aufgabe ist es sich über das zentrale Instrument der Delegation einen Freiraum für die zentral wichtige Tätigkeit zu verschaffen, die nur Sie ausüben können.

Delegation heißt Vertrauen

Die Delegation als solche hat noch einen weiteren Vorteil: Aufgaben an Mitarbeiter abzugeben heißt auch, ihnen mit Wertschätzung zu begegnen. Sie als Führungskraft trauen ihren Mitarbeitern etwas zu. Sie vertrauen ihnen.

Delegation beschreibt Ihre Fähigkeit und Bereitschaft, Aufgaben und Kompetenzen an andere in einer Form abzugeben, dass diese sie effektiv und effizient erledigen können. Primär lassen sich Aufgaben, Funktionen und Projekte delegieren.

Aufgaben, Projekte und Funktionen delegieren

Im ersten Schritt delegieren Sie einfache Aufgaben. Hat sich der Mitarbeiter dafür qualifiziert, übergeben Sie ihm Funktionen. Beispielsweise erstellt er nicht mehr nur eine einzelne Inventurliste, sondern führt die gesamte Buchhaltung, für die er die Verantwortung trägt und zuständig ist. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, dann gehen Sie zur nächsten Stufe über, der Delegation größerer und komplexer Projekte, beispielsweise die vollverantwortliche Suche nach einem Outsourcing-Partner für die Buchhaltung und dessen Einarbeitung einschließlich der Organisation der Schnittstelle zwischen externer und interner Buchhaltung.

Warum gerade Sie selbst

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, was Sie beim erfolgreichen Delegieren beachten müssen. Stellen Sie sich zuerst die Fragen: „Warum soll gerade ich das tun?“ Sind Sie wirklich die Person, die diese Aufgabe erledigen muss? Falls nicht, dann suchen Sie unter Ihren Mitarbeitern jemanden, der die Aufgabe am besten ausführen kann. Stimmen Sie die Anforderungen der Aufgabe mit den Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters ab. Die Mitarbeiterauswahl ist manchmal der schwierigste Teil des Delegierens. Wenn Sie die falsche Person auswählen, so liegt die Verantwortung hierfür bei Ihnen, nicht bei ihr.

Vieraugengespräch führen

Führen Sie ein Vieraugengespräch mit dem Mitarbeiter, dem Sie eine Aufgabe übertragen möchten. Stellen Sie sicher, dass er genau verstanden hat und weiß, was von ihm erwartet wird. Wichtig ist, dass Sie klare, messbare Ergebnisse vorgeben und das Wie, Was und Warum der Aufgabe besprechen. Idealerweise bitten Sie Ihren Mitarbeiter bei der Übergabe, die Aufgabenstellung von ihm aufschreiben zu lassen, um sicher zu gehen, dass das Notierte mit der von Ihnen delegierten Aufgabe übereinstimmt. Diese Übung ist wichtig, wenn Sie bei dem einen oder anderen Mitarbeiter in der Vergangenheit nicht die Ergebnisse erhalten haben, die Sie mit ihm vereinbart hatten.

Fristen und Fälligkeitstermine

Im nächsten Schritt legen Sie die Fristen und Fälligkeitstermine fest. Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter auf realistische, aber eher kurze Fristen, denn zu lange Zeiträume helfen weder ihm noch Ihnen. Kurze Fristen lassen sich gegebenenfalls verlängern, lange aber oft nicht verkürzen. Klären Sie, was bis wann abgeschlossen sein soll, wann das Projekt fertig sein wird und wann Sie sich zu Etappenzielen treffen. Halten Sie die Termine schriftlich fest. Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter, wann und wie oft er Fortschrittsberichte bei Ihnen einreicht. Diese sind Standard beim Delegieren. Durch regelmäßige Fortschrittsberichte können Sie den Verlauf des delegierten Projekts verfolgen und feststellen, ob der Mitarbeiter noch auf dem richtigen Weg ist.

Ressourcenfrage klären

Klären Sie mit dem Mitarbeiter ab, welche Ressourcen er benötigt, wie er Zugang dazu bekommt und wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist es wichtig, dass Sie auch die Verfügungsgewalt über die notwendigen Mittel dem Umfang entsprechend delegieren. Sagen Sie ihm, welche Mittel zur Verfügung stehen, damit er die Parameter der Aufgabe klar vor Augen hat. Es hilft Ihrem Mitarbeiter, wenn Sie ihn mit anderen, mit denen er zusammenarbeiten soll, persönlich bekannt machen. Sie sichern ihm damit die nötige Unterstützung der anderen Mitarbeiter.

Kein Rework

Übergeben Sie zuletzt die gesamte Aufgabe. Dies bedeutet, sich nicht mehr einzumischen und die betreffende Person in Ruhe arbeiten zu lassen. Nehmen Sie die Aufgabe nicht wieder an sich, indem Sie sich einmischen oder gar Teile daran nacharbeiten. Wenn Ihr Mitarbeiter zwischendurch zu Ihnen kommt und um Hilfe bittet, dann können Sie Lösungsvorschläge machen. Aber nehmen Sie die Aufgabe auf keinen Fall zurück. Ihr Mitarbeiter soll das Gefühl haben, dass es sich um seine eigene Aufgabe handelt, für die er allein zuständig ist.

Richtiges Delegieren bringt Erfolg für alle Beteiligten. Voraussetzung zum erfolgreichen Delegieren ist Vertrauen zu demjenigen, dem Sie die Aufgabe übertragen. Ihre eigentliche Aufgabe als Führungskraft besteht darin, andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen. Die Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten und zu motivieren, ist die Grundlage für Ihren Erfolg als Führungskraft.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist bekannt als internationaler Managementberater. Er trainiert und coacht Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte. Zudem vertrat er eine Professur für Management und verfügt über langjährige Führungsexpertise. Erfahrung hat er als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Management- und Führungsexperte ist er ein gefragter Speaker.

Mehr Informationen unterHettl Consult