So beteiligen sich mehr am Meeting
So beteiligen sich mehr am Meeting – wie schaffen Sie das? Sie haben alle Teilnehmer der Besprechung begrüßt und das Thema vorgestellt. Nun warten Sie darauf, dass sich eine Diskussion entwickelt. Doch die rege Beteiligung, die Sie sich erhofft haben, bleibt aus. Zwangsläufig stellen Sie sich die Frage:
Warum sagt keiner was?
Gründe, warum sich Ihre Mitarbeiter nicht oder nur kaum beteiligen sind vielfältig. Teilnehmer haben Angst, etwas Falsches zu sagen. Oder aber Sie trauen Sie nicht, das Wort zu ergreifen. Es kann auch sein dass sich Teilnehmer von Ihrem Anliegen überrumpelt fühlen und nicht wissen, was sie sagen sollen. Es kann natürlich auch sein, dass das Meeting langweilig ist. Oder die Teilnehmer haben nicht verstanden, worum es geht.
Egal, welcher Grund am Ende ausschlaggebend ist (meistens ist es ohnehin ein Mix aus mehreren Punkten), es gibt ein paar Tricks, wie sich eine größere Beteiligung der Anwesenden provozieren lässt – im positiven Sinn:
Informieren Sie rechtzeitig
Wenn Sie Meetings unangekündigt einberuft, überraschen Sie die Teilnehmer. Niemand konnte sich vorbereiten und das bedeutet, es muss improvisiert werden. Das verschreckt und verunsichert. Besonders ein Ideenmeeting sollten Sie nicht spontan machen. Bei der Ideenfindung werden Sie viel mehr Erfolg haben, wenn jeder sich bereits selbst Gedanken machen konnte.
Schaffen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre. Nur wenn Ihre Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass Ihnen durch Ihre Meinung Nachteile entstehen, werden Sie sich auch offen äußern. Wer Angst haben muss, etwas Falsches zu sagen, wird nicht von selbst das Wort ergreifen. Schaffen Sie ein Klima, das positiv und ermutigend ist. Achten Sie darauf, dass es keine persönlichen Verbalattacken gibt und dass neue Ideen nicht im Keim erstickt werden.
Jeder muss zu Wort kommen
Sorgen Sie dafür, dass jeder zu Wort kommt. Greifen Sie steuernd in die Diskussion ein, damit die Teilnehmer nicht durcheinanderreden. Achten Sie auch darauf, dass die stillen und schweigsamen Teilnehmer die Möglichkeit erhalten, sich zu äußern. Dafür ist es manchmal notwendig einige der Dauerredner auszubremsen.
Wichtig ist auch, dass bestimmte Gesprächsregeln eingehalten werden. Niemand beteiligt sich gerne an Diskussionen, in denen man unterbrochen oder übergangen wird. Höflichkeit und Freundlichkeit sollten auch in einer Diskussion nicht vernachlässigt werden.
Gezielt ansprechen
Ermutigen Sie auch Berufsanfänger und Neulinge, sich zu beteiligen. Oftmals fällt es Mitarbeitern, die neu sind, schwer, sich in Meetings einzubringen. Viele üben sich in Zurückhaltung und lassen erst einmal die anderen reden. Sprechen Sie diese gezielt an und ermutigen Sie sie, sich zu äußern. Für Berufsanfänger ist es eine Chance, das Argumentieren und Präsentieren zu üben. Fühlen sich diese ernst genommen, werden sie sich auch künftig äußern.
Stellen Sie Fragen. Geschicktes Nachfragen löst Blockaden schnell auf, konkretisiert Sachverhalte und relativiert Vorwürfe innerhalb der Gruppe. Der Trick dabei ist, möglichst direkte, einfache und offene Fragen zu stellen. Dann wissen alle Gesprächsteilnehmer, wie Sie sich in die Diskussion einbringen können.
Ohne Moderator kein Meeting
Moderieren Sie die Diskussion, statt sie zu dominieren. Halten Sie keine langen Vorträge und Monologe, sondern achten Sie darauf, dass sich ein Gespräch entwickeln kann. Hierfür sollten Sie die Rolle des Moderators übernehmen und das Gespräch steuern, damit es zielführend ist. Doch das sollte nicht bedeuten, dass Sie zwangsläufig das letzte Wort haben müssen.
Lassen Sie unterschiedliche Meinungen zu. Vermitteln Sie nicht das Gefühl, dass Sie nur Zustimmung hören wollen, auch nicht wenn es um Ihre Ideen geht. Eine allzu harmonische Stimmung führt dazu, dass Fehler und Schwächen übersehen werden. In der Diskussion sollte es möglich sein, konstruktive Kritik zu üben und einander zu widersprechen.
Keine Langeweile
Lassen Sie keine Langeweile aufkommen. Meetings, die sich über mehrere Stunden ziehen und in denen eine Powerpoint-Präsentation nach der anderen folgt, sind ermüdend. Schnell verlieren die Beteiligten die Lust sich zu engagieren und zu diskutieren. Was Ihnen dabei helfen kann, ist beispielsweise auf Stühle zu verzichten, damit sich das Meeting nicht unnötig in die Länge zieht. Oder Sie beginnen mit einem Highlight, beispielsweise eine Anekdote oder eine erfreuliche Nachricht. Damit binden Sie die Aufmerksamkeit der Anwesenden und beeinflussen die Stimmung positiv.
Ermutigen Sie und loben Sie Teilnehmer für Ihr Engagement. Zeigen Sie, dass Sie gute Ideen und Redebeiträge schätzen und die Leistung dahinter anerkennen. Ein solches Lob spornt an und motiviert ungemein. Ihre Mitarbeiter erhalten damit Feedback und fühlen sich bestätigt.
Achten Sie auf nonverbale Signale
Achten Sie auf nonverbale Signale. An kleinen Signalen merken Sie, ob sich das Meeting gut entwickelt und wie die Stimmung ist. Rutschen die Beteiligten beispielsweise nervös auf Ihren Stühlen hin und her? Oder schauen Sie immer wieder zur Tür? Das alles können Signale dafür sein, dass das Meeting bereits zu lange dauert. Wer die Augen nach solchen Signalen offen hält, merkt rechtzeitig, wenn die Stimmung kippt und kann steuernd eingreifen.
Über den Autor:
Dr. Matthias Hettl ist bekannt als internationaler Managementberater. Er trainiert und coacht Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte. Zudem vertrat er eine Professur für Management und verfügt über langjährige Führungsexpertise. Erfahrung hat er als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Management- und Führungsexperte ist er ein gefragter Speaker.
