Richtig Priorisieren
Richtig Priorisieren heiß, konzentrieren Sie sich immer auf die Wichtigkeit und nicht auf die (zeitliche) Dringlichkeit. Die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden selten wichtig. Zur richtigen Einordnung Ihrer einzelnen Aufgaben hilft Ihnen die sogenannte Eisenhower-Matrix, die auf den amerikanischen General zurückgeht.
Aufgaben mit Prio A
A-Priorität haben Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese sind von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen. Beispielsweise wünscht einer Ihrer wichtigen Kunden, innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf, weil es um einen Vertragsabschluss geht, der morgen eingereicht werden muss.
Aufgaben mit Prio B
Mit der Priorität B sind Aufgaben und Aktivitäten gemeint, die wichtig, aber zeitlich nicht dringend sind. Diese Aufgaben müssen Sie nicht heute erledigen, sondern zu einem späteren Zeitpunkt. Auch wenn sie nicht dringend sind, müssen sie mit dem zeitlichen Aufwand, den sie beanspruchen, in Ihre Zeitplanung einbezogen werden.
Beispiele: Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage steht an, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Für die Einreichung des Projektplans haben Sie noch bis Ende des Monats Zeit. Wenn Sie diese Aufgabe nicht konsequent bis zum vorgesehenen Termin bearbeiten, dann wird aus der B-Aufgabe eine A-Aufgabe.
Aufgaben mit Prio C
Aufgaben mit C-Priorität sind zwar dringend, aber nicht wichtig, weil sie einen geringen Wert für Ihre Zielerreichung haben. Dazu gehört ein Teil des typischen Tagesgeschäfts: Was lässt sich standardisieren oder rationalisieren, beispielsweise durch eine Vereinfachung des Ablaufs? Was können Sie delegieren?
Ein Kollege bittet Sie zum Beispiel, ihm innerhalb der nächsten Stunde das Protokoll der letzten Sitzung zuzusenden. Diese Aufgabe können Sie an einen Mitarbeiter delegieren. Versuchen Sie generell, durch Delegation möglichst viel zusätzliche Zeit zu gewinnen, die Sie dann für die wenigen, aber entscheidenden Aufgaben nutzen können, die nur Sie selbst erledigen können.
Aufgaben mit Prio D
D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und haben keine Auswirkungen auf die Effektivität Ihres Bereiches. Den Katalog des Büroartikel-Versenders durchzusehen, wäre eine solche Aufgabe. D-Aufgaben werden in der Matrix mit dem Symbol des Papierkorbs dargestellt, weil sie gar nicht erledigt zu werden brauchen.
Wichtigkeit vor Dringlichkeit – Richtig Priorisieren
Die entscheidenden Faktoren zur Einschätzung der Priorität Ihrer Aufgaben sind die Wichtigkeit, die Wertigkeit und die langfristige Auswirkung auf die Zielerreichung. Nehmen Sie Ihre Aufgabenliste und ordnen Sie jeder Aufgabe einen Buchstaben nach der ABCD-Systematik zu. Stehen mehrere Aufgaben der Kategorie A an, dann nummerieren Sie diese in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit durch also A 1, A 2, A 3 usw. Sie werden zwar nie genug Zeit für alles haben, aber immer genug Zeit für das Wichtigste. Ihre Aufgabe besteht darin zu entscheiden, was das Wichtigste ist.
Pufferzeiten berücksichtigen
Haben Sie alle Aufgaben zusammengestellt und mit einer Priorität versehen, können Sie eine effektive Zeitplanung vornehmen. Dabei sollten Sie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes berücksichtigen. Sie sollten ca. 60 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit planen und 40 Prozent als Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einkalkulieren, zum Beispiel für Arbeiten, die länger dauern als beabsichtig, und für Störungen bzw. Unterbrechungen. Planen Sie bei einem Neun-Stunden-Arbeitstag etwa fünfeinhalb Stunden für Ihre Aufgaben und dreieinhalb Stunden Pufferzeit. Das ist ein ungefährer Richtwert, da die Pufferzeiten von Ihrem Arbeitsbereich, Ihrer Tätigkeit und einer Reihe weiterer Faktoren abhängen.
Tages-, Wochen- und Monatspläne
Übertragen Sie Ihre Aufgaben und Aktivitäten in Ihre Tages-, Wochen- und Monatspläne. Prüfen Sie anhand des Monatsplans, was in den kommenden Wochen Priorität hat. Anhand des Wochenplans haben Sie im Blick, was in den kommenden Tagen ansteht. Termine und fällige Aufgaben tragen Sie entsprechend ein. Ihre Tagesplanung für den nächsten Tag sollten Sie jeweils am Ende des Vortages durchführen. Das hilft Ihnen, nach Ihrer Arbeit möglichst gut abzuschalten. Schwierigkeiten und Probleme, die am Vortag oft schwer lösbar erschienen, sehen Sie am nächsten Tag aus einer anderen Perspektive. Ihr Unterbewusstsein wird über Nacht in die Lösung einbezogen. Außerdem können Sie dann voller Elan in den Tag starten und nützen diese wertvolle Zeit für wichtige A-Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern.
Starten Sie mit Prio A
Beginnen Sie jeden Tag mit der Aufgabe A1, und bleiben Sie so lange dabei, bis sie erledigt ist. Anschließend nehmen Sie sich der Reihe nach die übrigen Aufgaben entsprechend ihrer Priorität vor. Wenn Sie Ihren Tagesplan nicht ganz einhalten können, ist das nicht tragisch. Am Ende des Tages werden Sie auf diese Weise wenigstens die wichtigsten A- und B-Aufgaben erledigt haben.
Über den Autor:
Dr. Matthias Hettl ist bekannt als internationaler Managementberater. Er trainiert und coacht Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte. Zudem vertrat er eine Professur für Management und verfügt über langjährige Führungsexpertise. Erfahrung hat er als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Management- und Führungsexperte ist er ein gefragter Speaker.
