Das Superbuch – Teil 2

Das Superbuch – Teil 2: Die neun Schritte zum Superbuch, zu ihrem eigenen Super-Notizbuch finden Sie hier. 

1. Buch besorgen

Besorgen Sie sich ein dickes, stabiles, fest gebundenes DIN-A4- oder DIN-A5- Notizbuch – ein Geschäftsbuch bzw. eine Kladde. Ein kleineres Format ist nicht zu empfehlen. Denn je kleiner das Format, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit. Am besten eignet sich hierfür ein sogenanntes Geschäftsbuch mit einem seitlichen Rand. Blanko, liniert oder kariert – das bleibt Ihnen überlassen.

100 Seiten sollte es mindestens haben. Besser sind 150 und mehr. Die Seiten sollten idealerweise nummeriert sein. Ein Geschäftsbuch ist aufgrund der täglichen Nutzung sehr strapazierfähig und löst sich – im Gegensatz zum Notizblock – nicht gleich in seine Einzelteile auf. Somit können Sie als Alternative anstelle eines gebundenen Buches auch ein DIN-A4- oder DIN-A5-Ringbuch mit sich öffnenden Ringen verwenden.

Das hat den Vorteil, dass Sie dafür eigene Vorlagen-Blätter entsprechend Ihren Bedürfnissen entwerfen und ausdrucken können. Daher ist ein Verstärken der Blattlöcher unbedingt erforderlich, was wiederum eines entsprechenden Mehraufwands bedarf. Auch sehr nützlich ist auch ein Leseband. Damit haben Sie immer sofort Zugriff auf die aktuelle Seite. Auch bei Amazon finden Sie eine grosse Auswahl an Kladden und Businessbüchern. Schauen Sie sich doch um, was am besten zu Ihnen passt.

2. Buch etikettieren

Etikettieren Sie Ihr Superbuch leserlich, am besten vorne und auf dem Buch- rücken. So sticht Ihnen die einheitliche Etikettenvorlage sofort ins Auge.

3. Inhaberhinweis

Auf der Notizbuchinnenseite macht es Sinn, wenn Sie einen Verweis anbringen, für den Fall, dass Sie Ihr Superbuch liegen lassen oder es verlieren sollten. Daher schreiben Sie am besten: «Sollten Sie dieses für mich wichtige Arbeitsbuch gefunden haben, möchte ich Sie freundlich bitten, mich unter der Tel.-Nr. … zu kontaktieren. Herzlichen Dank (Unterschrift). Ein Finderlohn ist Ihnen sicher!» Damit Sie sicher sein können, sollten Sie Ihre Visitenkarte mit Ihrer Anschrift eingeklebt haben.

4. Seitenrand

Sollte kein linker Rand vorhanden sein, ziehen Sie einen solchen auf jedem Blatt. Für die Breite des linken Randbereichs nehmen Sie etwa fünf Zentimeter. In diesem Bereich können Sie dann Ihre Kürzel (z. B. Kennzeichnung von Aufgaben), das Datum oder Prioritäten (z. B. mit einem oder mehreren Sternen) verwenden. Der linke Randbereich dient Ihnen somit zur Orientierung auf der Seite.

Alternativ können Sie dem linken Randbereich noch eine schmale Spalte ankoppeln. Hier können beispielsweise Zuständigkeiten eingetragen werden, also an wen die Aufgabe delegiert wurde bzw. bis zu welchem Datum Sie die Aufgabe zurückerhalten.

5. Seitennummern

Nummerieren Sie jedes Blatt, wenn das nicht bereits vornummeriert ist. Damit erhalten Sie eine nicht zu unterschätzende Orientierungshilfe. Schreiben Sie die Blattnummer jeweils auf die obere äus- sere Blattecke. Diese Platzierung hat sich aus Übersichtlichkeit am besten bewährt.

6. Inhaltsverzeichnis

Die letzten Seiten des Superbuchs können Sie als Inhaltsverzeichnis nutzen. Es kann durchaus vorkommen, dass Sie eine Notiz eintragen, von der Sie wissen, dass Sie diese öfter benötigen. Dann schreiben Sie im linken Randbereich die Seitennummer auf und rechts stichwortartig die entsprechende Notizinformation.

7. Kürzel

Überlegen Sie sich Kürzel und andere Zeichen/Symbole für Ihr Superbuch. Zum Beispiel listen Sie diese auf der letzten Seite Ihres Arbeitsbuchs auf, damit Sie auch später nachvollziehen können, was Sie damit gemeint haben. Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass Sie möglichst eindeutige, selbsterklärende und nicht zu viele Kürzel verwenden. Ein simples Beispiel ist der Buchstabe T für Telefonat. Wenn Sie Ihr aufgeschlagenes Superbuch vor sich haben, sehen Sie durch das T im linken Randbereich sofort die Telefonate, die Sie noch führen müssen.

8. Vorrat an Lesezeichen

Zum Beispiel können Sie auch einen kleinen Vorrat an Lesezeichen in Ihr Superbuch kleben. Hier liegt die Betonung aber auf „kleinen“. Die Verwendung zu vieler Lesezeichen vermindert die Übersichtlichkeit.

9. Erweitern mit Kalender und Adressverzeichnis

Zudem empfiehlt sich, dass Sie Ihr Superbuch in Kombination mit z. B. MS Outlook verwenden. Wenn Sie lieber ohne elektronische Medien arbeiten, können Sie hinten in Ihrem Superbuch noch ein Adressverzeichnis und ein Kalenderregister einfügen. Dafür nötige Vorlagen in den verschiedenen Formaten können Sie sich selbst ausdrucken oder erhalten Sie im Fachgeschäft.

So ist Ihr Superbuch vorbereitet und einsatzfähig. Anfangs gilt es, ein wenig zu experimentieren, bis Sie die optimale Lösung für Ihre Anforderungen gefunden haben. Damit die Vorbereitung für das nächste Superbuch einfacher und effizienter vor sich geht, machen Sie am besten eine Checkliste. Der Zweck von Checklisten besteht ja darin, dass sie Aufgaben delegierbar machen und nichts vergessen. Sollten Sie eine Büroassistenz haben, kann diese die Vorbereitung Ihres Superbuchs mittels Ihrer Checkliste übernehmen.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist bekannt als internationaler Managementberater. Er trainiert und coacht Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte. Zudem vertrat er eine Professur für Management und verfügt über langjährige Führungsexpertise. Erfahrung hat er als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Management- und Führungsexperte ist er ein gefragter Speaker.

Mehr Informationen unter: Hettl Consult