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One-on-One Mitarbeitergespräche – Checkliste

Autor: Hettl Consult
12. November 2020

One-on-One Mitarbeitergespräche – Checkliste

One-on-One Mitarbeitergespräche – Checkliste hilft Ihnen, diese Gesprächsform mit Ihren Mitarbeitern effektiv und wirksam durchzuführen. Die folgenden 8 Punkte geben Ihnen eine klare Orientierung.

Nr. 1: fester Zeitpunkt

Die erste wichtige Aufgabe für das Führen erfolgreicher One-on-One Mitarbeitergespräche ist, dass Sie diesen die nötige Priorität in Ihrem Terminkalender geben. Auch wenn dieser bereits gefüllt ist, ist es eine zentrale Aufgabe für Sie, dass Sie genügend Zeit für regelmäßige Rücksprachen mit Ihren Mitarbeiter einplanen.

Es ist besser, dass Sie andere Aufgaben delegieren oder später erledigen. Das Ziel der One-on-One’s ist es, dass Sie selbst perspektivisch mehr Zeit bekommen. Denn durch die Rücksprachen stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich mit den richtigen und prioritären Aufgaben beschäftigen. Und das steigert die Produktivität.

Daher ist es wichtig, dass Sie einmal vereinbarte Termine in jedem Fall einhalten. Falls Sie Termine kurzfristig verschieben oder ganz absagen, kommt das bei Ihren Mitarbeitern wenig wertschätzend an. Pünktlichkeit ist ebenfalls eine Pflicht, sie ist bekanntlich die Höflichkeit der Könige.    

Ein One-on-One dauert zwischen 15 Minuten und im Ausnahmefall auch mal eine Stunde. Bei der Häufigkeit liegt die Empfehlung bei ein mal in der Woche oder alle zwei Wochen. Das hängt auch davon ab, ob Sie über Distanz führen, denn dann ist die Frequenz eher kürzer. Stimmen Sie beide Parameter mit Ihren Mitarbeitern ab. dies 

Nr. 2: Agenda

Bereiten Sie eine Rahmenagenda für den Termin vor. Dann fällt es Ihnen und Ihrem Mitarbeiter leichter sich vorzubereiten. Auch hier gilt, dass Sie die Agenda gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter erstellen. Eine Beispiel-Agenda könnte folgende Struktur habe:

  • Anmoderation – Gesprächseinstieg 
  • Aktuelle Herausforderungen des Mitarbeiters 
  • Lösungsvorschläge des Mitarbeiters 
  • Weiterentwicklung des Mitarbeiters 
  • Mögliche Persönliche Themen des Mitarbeiters
  • Aktuelle Themen der Führungskraft
  • Aufgaben für den Mitarbeiter
  • Offene Themen 
  • Gesprächsabschluß

Nr. 3: Zielsetzung 

Machen Sie sich vor dem Gespräch bewusst, was die Zielsetzung des One-on-One’s ist. Es geht im Gespräch um Austausch auf Augenhöhe. Bei diesem erwarten Sie, dass sich Ihr Mitarbeiter mit Lösungen einbringt. Und Sie werden ihm dabei helfen, dass er mögliche blinde Flecke erkennt und diese erhellt. Zudem, dass Sie zuhören und Ihren Mitarbeiter besser kennen lernen. Unter Vieraugen lässt es sich in einer vertrauensvollen Atmosphäre gut austauschen.   

Nr. 4: Präsent sein

Zeigen Sie während des Gespräch, dass Sie anwesend und präsent sind. Das heißt konzentrieren Sie sich auf Ihren Mitarbeiter und auf die Inhalte. Nehmen Sie freundlichen Blickkontakt auf, hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach und schalten Sie E-Mail-Programme und Handybenachrichtigungen aus.   

Nr. 5: Positiver Gesprächsbeginn

Steigen Sie mit einer positiven Bemerkung oder einer positiven Feststellung in das Gespräch ein. Das erzeugt eine positive Stimmung für den Rest des Gesprächs.  

Nr. 6: Lösungsorientierung

Das One-on-One Mitarbeitergespräch ist im Wesentlichen für Ihren Mitarbeiter da. Nachdem Sie positiv in das Gespräch gestartet sind geht es dann darum, dass Sie herausfinden, was aktuelle Herausforderungen Ihres Mitarbeiters sind. Ihrem Mitarbeiter sollte vorab klar sein, dass Sie Problemlösungen erwarten, die er zum One-on-One mitbringen soll. 

Schritt 7: Review Weiterentwicklung

Ein weiterer Aspekt im One-on-One ist die Weiterentwicklung des Mitarbeiters. Wo steht Ihr Mitarbeiter in Bezug auf die Anforderungen in der Stellenbeschreibung. Was fällt Ihnen da positiv auf und wo gibt es Entwicklungspotentiale. Auch wenn dieser Punkt nicht jedesmal ausführlich reflektiert wird müssen Sie diesen im Auge behalten und frühzeitig Feedback geben, wenn Sie erkennen, dass es Handlungsbedarf gibt.   

Schritt 8: Dank ausdrücken

Bedanken Sie sich am Ende des Gesprächs für die Zeit und das Engagement, das Ihr Mitarbeiter gezeigt hat. Beenden Sie das One-on-One so, wie Sie es begonnen haben: mit etwas Positivem. Ihr Engagement. Ich weiß es sehr zu schätzen.“ kann bereits ausreichen. Vergessen Sie nicht, dass Bestätigung anderen Menschen viel bedeutet.

Autor:

Matthias Hettl ist bekannt als internationaler Managementberater. Er trainiert und coacht Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte. Zudem vertrat er eine Professur für Management und verfügt über langjährige Führungsexpertise. Erfahrung hat er als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Management- und Führungsexperte ist er ein gefragter Speaker.

Mehr Informationen unter: Hettl Consult

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