Management Reporting
Management Reporting bedeutet aussagefähige Berichte verfassen.
„Was nicht auf einer einzigen Seite zusammengefasst werden kann, ist weder durchdacht noch entscheidungsreif.“ (Dwight D. Eisenhower)
Daher ist es für Sie wichtig, neben dem gesprochenen Wort auch das geschriebene Wort in Form von Berichten, Aktennotizen, Geschäftsbriefen, Mitteilungen, Informationsschreiben und Managementreports als Werkzeug zu nutzen. Denn der professionellen schriftlichen Kommunikation schenkt man in der Management Ausbildung meist weniger Bedeutung als der mündlichen. Somit ist der Umgang mit Schriftlichem weniger geübte Praxis. Jedoch umso wichtiger.
Verbindlichkeit erzeugen
Durch gut praktizierte Schriftlichkeit schaffen Sie Verbindlichkeit. Bevor Sie in Schriftform dokumentieren, müssen Sie als Verfasser über das zu Schreibende nachdenken. Dies trägt zur Klarheit bei. Insbesondere hilft Ihnen, wenn Sie sich die Frage stellen: Was soll der Bericht beim Empfänger bewirken? Nehmen Sie also immer eine empfängerorientierte Sichtweise ein, dann steigt üblicherweise die Chance zur Klarheit in Ihrer Formulierung, und Sie vermitteln dem Empfänger einen Nutzen mit dem, was Sie schreiben.
Wesentliches in Berichten
Daher bestehen Berichte im Wesentlichen aus Text und nicht aus einer Zusammenstellung von Diagrammen oder Tabellen. Daher werden in Berichten werden Aussagen in Form von Feststellungen, Erklärungen oder Empfehlungen formuliert und diese enthalten die Einschätzungen der Berichtersteller. Die Anforderung an Berichte ist daher, dass diese für die Empfänger einfacher und schneller zu verstehen sein müssen als beispielsweise statistische Auswertungen.
Fünf Regeln
Dabei helfen Ihnen die fünf Regeln von Ehrenberg zum verständlichen Schreiben:
• Berichte beginnen mit der Präsentation der Ergebnisse und nicht mit der Herleitung, wie man zu den Ergebnissen gekommen ist.
• Überprüfen Sie den Inhalt immer auf Klarheit und überarbeiten Sie diesen ggfs.
• Nicht zu viele Fachtermini und mehr kurze Sätze mit wenigen Wörtern verwenden.
• Halten Sie Berichte kurz.
• Versetzen Sie sich in den Leser und fragen Sie sich, was Ihre zentrale Botschaft ist.
Ergänzend empfiehlt sich, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern bei längeren Berichten immer eine Kurzzusammenfassung, idealerweise in der Form eines Einseiters, vereinbaren. Denn für die intensive Durcharbeitung eines umfangreichen Berichts fehlt oft die Zeit. Es geht darum, die wesentlichen Erkenntnisse auf einer Seite zusammenzufassen und zu präzisieren, so dass Sie eine Entscheidungsgrundlage erhalten. Dadurch hat der Managementbericht für Sie dann die grundlegende Funktion der Unterstützung, Steuerung und Koordination Ihres Verantwortungsbereichs.
Management Reporting Struktur
Die folgende Fragen nach Blohm, helfen Ihnen bei der Festlegung der Struktur und des Aufbaus Ihres Managementberichts:
1. Wozu soll berichtet werden? Sie legen hier den konkreten Berichtszweck fest.
2. Was soll berichtet werden? Sie bestimmen hier den Inhalt und Genauigkeitsgrad.
3. Wie soll berichtet werden? Es geht hier um die Darstellungsform und die Art der Übermittlung.
4. Wer soll berichten? Damit legen Sie den Verfasser und Empfänger der Berichte fest.
5. Wann soll berichtet werden? Diese Frage bestimmt die zeitliche Erscheinungsweise.
Management Summary
Somit ist die wichtigste und am schwierigsten zu schreibende Seite in einem Managementbericht die Zusammenfassung, die Management Summary, in der der Berichtersteller erörtert, was in dem jeweiligen Bericht enthalten ist.
Beachten Sie zuallerst bei den Inhalten, dass Ihre Berichte immer Aussagen zum Soll, zur Ist-Entwicklung und zu zukünftigen Erwartungen enthalten. Daher gilt als Empfehlung, integrieren Sie die einzelnen Managementreports, die Sie als Leader bekommen, in ein System. Dabei spiegelt die Struktur Ihres Berichtssystems die Struktur Ihres Planungs- und Kontrollsystems wider. So haben Sie für Ihre Planungs- und Kontrollaufgaben die nötigen Informationen geordnet parat.
Über den Autor:
Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.
