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Führen leicht gemacht

Mitarbeiter fordern und fördern

Führen leicht gemacht: Führungskräfte klagen oft über Überlastung. Dabei sind sie teilweise selbst schuld. Anstatt Aufgaben sinnvoll zu delegieren, versuchen sie alles allein zu «stemmen» oder betreiben nur Scheindelegation – ein grundlegender Fehler. Denn wer delegieren kann, schafft sich den Freiraum für die wirklich wichtigen Belange. Es ist unerlässlich, sich klar zu machen, dass die Anzahl der Aufgaben, die man übernehmen kann, begrenzt ist, ganz egal, wie hart man arbeitet. Durch Delegieren kann man sich die Zeit-Ressourcen schaffen, um den wirklich entscheidenden Belangen nachzukommen.

Erste Frage: Was werde ich nicht mehr selbst tun

Deshalb sollte eine erste Frage als Leader sein: «Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst tun?». Neben der Notwendigkeit, für sich zeitmäßig Freiraum zu schaffen, hat die Delegation einen weiteren Vorteil, denn bedeutende und unverzichtbare Aufträge zu übergeben, heißt immer auch, ihnen mit Wertschätzung zu begegnen. Wenn man seinem Angestellten Aufgaben überträgt, die er lösen kann, fördert das auch umgekehrt das Vertrauen des Mitarbeiters in seinen
Vorgesetzten.

Spielwaren Schweiger Nürnberg

Ein durch und durch eingespieltes Team, das sich gegenseitig vertraut, ist beispielsweise «Spielwaren Schweiger», mit Sitz in Nürnberg. Klaus Müller und seine zwölf Angestellten kennen
sich bereits seit vielen Jahren. «Wir sind hier wie eine große Familie, jeder hat ein Mitspracherecht und jeder kennt seine Aufgaben ganz genau», erläutert der Geschäftsführer. Während er sich vor allem um den verwaltungstechnischen und -organisatorischen Bereich kümmert, übernehmen seine Mitarbeiter u.a. die Vertreterbesuche und die entsprechende Auswahl der neuen Produkte.

Schritt für Schritt delegieren

Dabei hat jeder sein eigenes Fachgebiet, in dem er relativ frei agieren kann. «Ich kann mich auf mein Team voll und ganz verlassen», freut sich der Fachmann. Um dieses gegenseitige Vertrauen aufzubauen, können Chefs anfangs einfache Aufgaben an ihre Mitarbeiter verteilen, wie z. B. eine Inventurliste zu erstellen. Auf diese Weise bauen Angestellte Selbstvertrauen auf. Wenn dies klappt, dann kann eine ganze Funktion, wie beispielsweise die Führung der Buchhaltung, abgegeben werden.

Erst Aufgaben, dann Funktionen und Projekte

Ist man mit den Ergebnissen zufrieden, dann geht man zur nächsten Stufe über. Zunächst sollten Mitarbeiter also Aufgaben machen, anschließend Funktionen und danach Projekte. Damit ermöglicht man es, sich zu bewähren und zu verbessern. Tipps für Mitarbeiterführung Die folgenden sechs Schritte zeigen, was Führungskräfte beachten müssen.

1. Warum ich

Der erste Schritt ist, sich die Frage zu stellen: «Warum ich?». Ist man selbst die Person, die diese Aufgabe erledigen muss? Falls nicht, dann sucht man sich aus seinen Mitarbeitern denjenigen aus, der diese Aufgabe am besten ausführen kann.

2. Vieraugengespräch

Im zweiten Schritt führt man ein Vieraugengespräch mit dem Mitarbeiter und stellt sicher, dass dieser die Aufgabe verstanden hat.

3. Fristen festlegen

Im dritten Schritt werden Fristen und Fälligkeitstermine festgelegt, dabei ist auf realistische Fristen zu achten.

4. Ressourcen zuteilen

Nunmehr gilt es zu klären, welche Ressourcen benötigt werden.

5. Alles übergeben

In einem fünften Schritt ist die gesamte Aufgabe zu übergeben und sich dann nicht mehr einzumischen. Wenn Mitarbeiter um Hilfe bitten, kann der Chef Vorschläge machen.

6. Fortschrittsberichte

Der sechste Schritt des effektiven Delegierens umfasst die Vereinbarung von Fortschrittsberichten. So sind insbesondere bei größeren Projekten regelmäßige Zustandsberichte notwendig, um eventuelle Verzögerungen zu verhindern.

Motivation als Basis

Eine der wichtigsten Aufgaben als Vorgesetzter besteht darin, andere Menschen zu befähigen, Aufgaben zufriedenstellend zu übernehmen. Voraussetzung zum erfolgreichen Delegieren ist Vertrauen zu der ausgewählten Person. «Gegenseitige Hochachtung und Respekt sind zwei wesentliche Faktoren, die unser Team kennzeichnen», erläutert dazu z.B. Beat Lutz. Der Schweizer
Spielwarenhändler führt gemeinsam mit seiner Frau Ursi und den beiden erwachsenen Kindern Patrick und Kerstin sechs Filialen mit großem Erfolg.

Flache und horizontale Hierarchien

Bei der Mitarbeiterführung setzt er auf flache und horizontale Hierarchien. Sollte es einmal zu Fehlern bei der Arbeit gekommen sein, dann redet man im Team sachlich und korrekt darüber. Schuldzuweisungen gibt es ganz bewusst nicht, vielmehr sucht man gemeinsam nach den Ursachen für das entstandene Problem. Auf diese Weise gelingt es dem Filialisten, seine Angestellten zu motivieren. Dies schafft man am besten, wenn diese positive Erfahrungen bei der Bewältigung von Herausforderungen gemacht haben. Lob und Tadel hingegen sind gutgemeinte Versuche – mehr nicht. «Ein Abkanzeln einzelner Mitarbeiter halte ich für vollkommen falsch», betont Beat Lutz. Die Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten, zu motivieren und zu befähigen, dass diese dann erfolgreich Aufgaben übernehmen, ist eine wesentliche Grundlage für den Erfolg als wirksamer Leader.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.

Mehr Informationen unter: Hettl Consult

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