Vereinfachen und Ballast abwerfen – Das Unternehmen entschlacken
Vereinfachen und Ballast abwerfen. Für jede wirksame Führungskraft ist es ratsam, dass Sie sich einen Tag im Jahr reservieren, an dem Sie der zentralen Frage auf den Grund gehen, was Sie nicht mehr tun sollten. Was ist überflüssig geworden ist, wo haben sich Prioritäten verschoben, was gibt es Wichtigeres zu tun gibt und welche Prioritäten müssen Sie prinzipiell neue setzen.
Mechanismus der Müllabfuhr
In einem produzierenden Betrieb gibt es auf dem Gelände meist einen großen Container, in dem immer der Ausschuss aus der Produktion entsorgt wird. Es ist mitunter beeindruckend, was da an Material im Laufe einer Woche zusammenkommt, und es stellt sich direkt die Frage, ob das so viel sein muss. Die möglichen Antworten auf diese Frage führen Sie dann schnell zu potenziellen Verbesserungsmaßnahmen. Jede einzelne biologische Zelle besitzt ebenfalls den Mechanismus der Müllabfuhr. Ohne systematische kontinuierliche Entgiftung ist kein Überleben möglich. Dies gilt für uns Menschen genauso wie für Unternehmen. Entsprechend muss in Ihrem Unternehmen ein Prozess des Ausmerzens von Altem, Überkommenem und Überflüssigem installiert werden. Die Idee dazu geht auf Peter F. Drucker zurück.
Vereinfachen
Der Fokus im Unternehmen ist in der Regel darauf ausgerichtet, was an Neuem zu tun ist und welche Aufgaben zusätzlich auf die Mitarbeiter zukommen. Entsprechend neigen die Mitarbeiter dazu, aus Gewohnheit und weil es zum Damaligen Zeitpunkt richtig war, zu viel zu tun – zu viel Verschiedenes und meist auch zu viel Nutzloses. Es wird alles gesammelt, was irgendwie helfen könnte. So entsteht viel Ballast in Gestalt von individuellen Aktenbergen. Es stapeln sich Papiere, Fachzeitschriften, Projektpläne und vieles mehr in Aktenschränken und die E-Mail Postfächer quellen über.
Damit Sie Überflüssiges und Entbehrliches nicht belastet oder gar überhand nimmt, müssen Sie einen systematischen Prozess des Eliminierens, Ausmerzens und Ausmistens installieren. Was keinen weiteren Mehrwert hat, sollten Sie kontinuierlich und systematisch entsorgen. Stellen Sie sich die Frage, wovon Sie sich trennen können, weil es nutzlos ist.
Machen Sie MUDA
Neben dem offensichtlichen Abfall, von dem Sie sich sofort trennen, wie dem Inhalt von Papierkörben, gibt es auch Abfall, der nicht so offensichtlich ist. Er ist Gegenstand aller MUDA-Techniken des japanischen Management-Konzepts Kaizen. MUDA heißt „Verschwendung“. Sie entsteht durch Überproduktion, zu hohe Bestände, zu lange Transportwege, überflüssige Wartezeiten, zu aufwendige Prozesse, zu lange Bewegungen und Fehler, die sich einschleichen. Die Frage, was Sie nicht mehr tun sollten, ist noch wichtiger als die Trennung von materiellem Ballast.
Lessons from GE
Die systematische und hartnäckige Konzentration auf die Frage, welcher Ballast sich eliminieren lässt, war die Initialzündung dafür, dass General Electric (GE), wie es Jack Welch ausdrückte, von einem trägen und bürokratischen Koloss zu einem der bestgeführten, vitalsten und profitabelsten Unternehmen der Welt wurde. Im Zentrum des Turnarounds von General Electric stand die Umsetzung der Entscheidung, aus allen Geschäften auszusteigen, in denen man nicht mindestens Zweiter am Weltmarkt war. Dritter zu sein wurde schon als eine Verschwendung von Ressourcen betrachtet. Was bei GE möglich ist, sollte Ihnen in Ihrem Unternehmen ein Vorbild sein, wenn Sie diese Methode überlegt und systematisch zur Anwendung bringen – auch wenn es sich selten gleich um Geschäftszweige handeln wird, von denen Sie sich trennen, sondern in den meisten Fällen um banalere Dinge.
Fragen die Ihnen weiterhelfen
Nach Malik sollten Sie sich regelmäßig fragen: 1) Was von all dem, das Sie heute tun, würden Sie nicht mehr neu beginnen, wenn Sie es nicht schon täten? 2) Was würden Sie nicht mehr anfangen, wenn Sie nicht schon mittendrin stecken würden? 3) Wovon müssen Sie sich trennen und was müssen Sie schlicht beenden und stoppen?
Die Frage, was Sie nicht mehr neu beginnen würden, sollten Sie etwa alle drei Jahre stellen, bezogen auf Produkte, Märkte, Kunden und Technologien. Einmal jährlich stellen Sie diese Frage für die Organisation in Ihrem Verantwortungsbereich, konkret für sämtliche Verwaltungsabläufe, Computersysteme und -programme, Formulare, geführte Listen, den gesamten Belegfluss, zu erstellende Berichte, alle Sitzungen, die Sie abhalten, und Prozesse, Programme und Methoden, die angewendet worden sind. Idealerweise stellen Sie unterjährig Projekte bei jedem Meilenstein auf den Prüfstand und fragen sich, ob sie gegebenenfalls besser abgebrochen werden sollten.
Starten Sie durch
Wenn Sie zum ersten Mal nach Überflüssigem suchen, das eliminiert werden soll, werden Ihre Mitarbeiter Sie möglicherweise verwundert anschauen, weil sie zunächst wenig damit anfangen können. Nach einer kurzen Phase der Irritation werden Sie relativ rasch erleben, wie viele Ideen und Aspekte insbesondere von Ihren engagierten Mitarbeitern eingebracht werden. Es ergibt sich meist eine lange Liste von Aktivitäten, bei denen sich alle nicht mehr fragen, ob, sondern nur noch, wie schnell sie sich davon trennen können. Denn Ballast abzuwerfen, sich von Überflüssigem zu trennen, ist befreiend und setzt Energien frei für wichtige Ziele und Projekte, die manchmal nicht vorangekommen sind.
Entschlacken
Die konsequente Anwendung des Werkzeugs der „systematischen Müllabfuhr“ verhilft Ihnen zu einer wirkungsvollen Verschlankung Ihrer Prozesse, indem Sie die Frage stellen: Was sollten wir überhaupt nicht mehr tun? Etwas um X Prozent effizienter zu machen, ist zwar ein Fortschritt – unter Umständen sogar ein großer –, aber zu hundert Prozent falsch, wenn es sich um etwas handelt, das überflüssig ist.
Warum tun Sie es überhaupt?
Die Entschlackung lässt Sie praktisch immer zum Wesenskern Ihres Verantwortungsbereiches vorstoßen, nämlich zur Frage: Warum tun wir das überhaupt, was ist der Zweck dieses administrativen Ablaufes, dieser Sitzung, dieses Formulars? Ein Unternehmen existiert, damit Sie zufriedene Kunden erhalten, um Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, herzustellen und zu verkaufen. Die Aufgaben im Rechnungswesen, der IT, der Personalabteilung und der Verwaltung sind Folgen daraus, aber nicht der eigentliche Zweck des Unternehmens. Lassen Sie es nicht zu, dass gewisse Abläufe und Prozesse dazu tendieren, zum Selbstzweck zu werden und ein Eigenleben zu entwickeln. Reflektieren Sie diese immer wieder an deren zentralen Bedeutung für die Existenz des Unternehmens, dann können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen fit bleibt.
Über den Autor:
Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.
Mehr Informationen unter: Hettl Consult
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Matthias Hettl, Matthias.Hettl@Hettl-Consult.de; Tel. 09122 808 337; Hettl Consult, Zwieselweg 24, 91189 Rohr b. Nürnberg
