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Ihre Präsentation – ein Erfolg

Autor: Hettl Consult
18. August 2016

Erfolgreich Präsentieren

Ihre Präsentation – ein Erfolg ! Für Sie als Führungskraft ist es von zentraler Bedeutung fachlich kompetent zu sein und dieses Know-how auch überzeugend zu kommunizieren. Die fachliche Kompetenz eignen Sie sich über Jahre des Studium, der Fort- und Weiterbildung hinweg an. Doch wie erlernen Sie die wesentlichen Schlüssel der erfolgreichen und wirkungsvollen Präsentation. Zur Beantwortung dieser Frage werden wir im folgenden die wichtigsten Aspekte einer wirkungsvollen Präsentation vorstellen und auf Tipps und Tricks eingehen, wie Sie kommunikativ noch besser bei Ihren Zuhörern ankommen.

Die Beziehung zu den Zuhörern – das A und O !

Sie stehen jeden Tag erneut vor der Aufgabe Ergebnisse, Zahlen und Daten so zu vermitteln, dass diese daraus konkrete Handlungsanleitung für ihre Arbeit bekommen. Bei Ihrer Präsentation müssen sie immer bedenken, dass Sie Ihren Zuhörern nicht nur Ihr Wissen sondern Ihre Person vermitteln. Sie präsentieren sich selbst. Wenn Sie bei einer Präsentation mit Ihren Zuhörern kommunizieren, findet nicht nur der Austausch von Informationen statt.

Sach- vs Beziehungsebene

Neben den Sachinformationen tauschen Sie mit Ihren Zuhörern – oft unbewusst – weitere Informationen aus, Informationen der Beziehungsebene. Diese Informationen liefern den Zuhörern bzw. Gesprächspartnern Anhaltspunkte über Ihre Person. Sie versuchen sich einen Eindruck über Ihre Person zu machen. Sind Sie vertrauenswürdig, sind Sie kompetent, sind Sie glaubwürdig. Eine erfolgreiche Präsentation ist nur dann möglich, wenn Sie „eine Beziehung“ zu Ihren Zuhörern aufbauen. Eine „gute“ Beziehung haben Sie dann hergestellt, wenn die inhaltliche Ebene, also die Zahlen, Daten und Fakten mit Ihrer Beziehungsebene harmonieren. Die Beziehungsebene überlagert die Im Zweifelsfall die Sachebene oder anders ausgedrückt, es fällt Ihnen wesentlich leichter durch eine positive Beziehung zu Ihren Zuhörern Ihre sachlichen Argumente zu transportieren. Der erste Eindruck entscheidet weitgehend darüber, ob Ihnen Ihre Zuhörer dieses Vertrauen entgegenbringen oder ob sie mit Desinteresse und Skepsis reagieren. Und dies können Sie durch eine optimale Vorbereitung stark beeinflussen.

Präsentationsplanung

Im ersten Teil Ihrer Präsentationsplanung müssen Sie sich die Frage nach dem ‚warum’ stellen. Es geht darum eine Antwort darauf zu finden, warum Sie vor einem bestimmten Auditorium eine Präsentation halten. Beginnen Sie damit aufzuschreiben, was Sie mit Ihrer Präsentation erreichen wollen. Es geht um die Frage des Ziels. Finden Sie eine Antwort auf diese Frage. In einem zweiten Schritt  versetzen Sie sich in Ihre Zuhörer. Wer sind meine Zuhörer. Welche Bedürfnisse haben sie und wie ist ihr Wissensstand. Ferner müssen Sie sich fragen, welche Argumente und Hinweise die Sie vorbringen eine günstige Reaktion hervorrufen und umgekehrt welche eine ungünstige Reaktion hervorrufen werden.

Systematischer Aufbau

Beginnen Sie dann den Aufbau Ihrer Präsentation mit dem systematischen Aufbau des Hauptteils Ihrer Präsentation. Effektive Präsentatoren beginnen ihre Präsentation von der Mitte nach außen aufzubauen. Haben Sie die Kernpunkte Ihrer Präsentation erarbeitet, dann legen Sie die Unterpunkte fest, die Ihre Kernpunkte untermauern. Denken Sie insbesondere bei einer Überzeugungspräsentation daran, dass Sie Ihren Zuhörern ganz genau sagen, welche Vorteile sie davon haben, wenn sie das tun, was Sie ihnen vorschlagen.

Visuelle Hilfsmittel

Haben Sie das grobe Gerüst für Ihren Aufbau festgelegt, müssen Sie entscheiden, wie und wo Sie visuelle Hilfsmittel einsetzen wollen. Wie passen diese in Ihren Ablauf und wo dienen sie Ihnen, Ihre Aussagen zu unterstützen. Jetzt erst machen Sie sich Gedanken zur Entwicklung Ihrer Einleitung. Wichtig ist durch die Einleitung die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu gewinnen. Dies erreichen Sie bspw. durch eine rhetorische Frage, wie: „Wer möchte von Ihnen mehr Geld verdienen und steuern sparen ?!“ oder Sie erzählen eine kleine Anekdote. Als Aufhänger dienen Ihnen ebenfalls aktuelle News, überraschende Daten und Fakten bzw. situative Ereignisse oder aber Gemeinsamkeiten mit Ihrem Zuhörern.

KEPA-Prinzip

Keine Business Präsentation ohne visuelle Hilfsmittel. Bei den meisten Präsentationen werde Overheadfolien verwendet. Wenden Sie das KEPA-Prinzip an. Kurz, einprägsam, präzise und anschaulich. Überladen Sie Ihre Folien nicht mit zu vielen Informationen, sonst erlahmt das Interesse Ihrer Zuhörer sehr schnell. Textfolien sollen ca. sechs bis acht Zeilen umfassen und mit einer Punktgröße von mindestens 24 erstellt werden. Wenn Sie Zahlen im Vergleich präsentieren, dann haben Sie eine Fülle von unterschiedlichen Möglichkeiten. Ob Säulen- oder Blockdiagramme, Balken-, Kurven- und Punktdiagramme oder Torten- und Kreisdiagramme.

Sie stehen im Mittelpunkt

Setzen Sie zur optischen Unterstreichung und Unterscheidung verschiedene Farben für Ihre Diagramme ein. Wenn Sie einen Beamer oder Flip-Charts verwenden, sollte das eine Bereicherung Ihrer Präsentation sein und Ihre zentralen Aussagen unterstreichen. Sie stehen dabei im Mittelpunkt, deshalb müssen Sie im Vorfeld  die beiden Hilfsmittel in einem 45 Grad-Winkel und leicht seitlich vom Raummittelpunkt aufstellen. So können Sie die zentrale Position einnehmen und die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer leichter auf die Erklärung der Folien konzentrieren. Konkurrieren Sie nicht mit Ihren visuellen Hilfsmitteln.

Vor Ihrem Auftritt

Am besten sind Sie schon eine Stunde vor Ihrer Präsentation im Präsentationsraum. Dies gilt insbesondere für für Sie wichtige Präsentationen. Das gibt Ihnen Selbstvertrauen und Sicherheit und reduziert das Lampenfieber. Vergewissern Sie sich im Vorfeld, dass die technischen Geräte funktionieren. Testen Sie die Schärfe des Bildes indem Sie sich eine Folien ansehen. Haben Sie genug Flipchart-Papier und Flipchart-Stifte. Falls Sie Handouts vorbereitet haben, sind diese griffbereit und vollzählig. Haben Sie einen Zeigestab oder einen Laserpointer für den Beamer bzw. für das Flipchart dabei, um einen schnellen visuellen Bezug zu einer Graphik darzustellen.

Mikrofon – Sitzordnung – Raumklima

Wenn Sie vor mehr als 40 Personen sprechen oder die Akustik des Raumes nicht optimal ist, ist es sinnvoll ein Mikrofon zu verwenden. Verwenden Sie ein Mikrofon, das für Ihre Zwecke geeignet ist und lassen Sie sich in die Funktionsweise einweisen. Falls Sie einen Beamer verwenden benötigen Sie eventuell noch einen Beamertisch. denken Sie an die Verkabelung und testen Sie auch das Beamerbild auf Schärfe. Wie sieht es mit der von Ihnen gewünschten Sitzordnung und der Beleuchtung aus. Bei bis zu ca. 18 Teilnehmern können Sie in U-Form bestuhlen lassen, bei mehr Teilnehmern ist eine parlamentarische Sitzordnung sinnvoll. Die Beleuchtung sollte angenehm sein, nicht blenden und es sollten auch keine Glühbirnen flackern. Für Frische im Raum sollten Sie noch einmal kurz durchlüften. Die letzte Viertelstunde vor dem Beginn Ihres Auftrittes gehen Sie Ihre Präsentation noch einmal im Geiste Stichpunkt für Stichpunkt durch, schließen Sie zum Schluss die Augen, atmen Sie tief ein und lassen Sie die Spannung entweichen. Jetzt kann es losgehen.

Durchführung der Präsentation

Bei Ihrer Präsentation müssen Sie sich über das bewusst sein, was Sie sagen und darüber hinaus auch wie Sie es sagen. Hier spielt die Mimik, Gestik und Körperhaltung einerseits und andererseits Ihre Stimmqualität, Sprechweise und Modulation eine Rolle. Auch der am besten vorbereitete Präsentator wirkt mit einer monotonen Stimme langweilig und wenig gewinnend. Modulieren Sie Ihre Stimme. Sprechen Sie so engagiert wie möglich. Das heißt sprechen Sie bei gewissen Passagen lauter, bei anderen leiser.

Sprechtempo variieren

Erhöhen Sie bewusst das Sprechtempo und werden Sie wieder langsamer. Dadurch erhalten Sie die Dynamik, die Ihre Zuhörer fesselt. Einer der wichtigsten Aspekte überhaupt ist Ihr Blickkontakt mit den Zuhörern. Suchen Sie bewusst den Blickkontakt mit Ihren Zuhörern, denn erst dieser eröffnet den Kommunikationskanal. Wenn Sie eine Graphik bzw. ein Bild präsentieren, dann bleibt Ihr Oberkörper den Zuhörern zugewandt sonst unterbrechen Sie den Kommunikationskanal.

Symphatiepunkte sammeln – Lächeln Sie

Lächeln Sie bei Ihrer Präsentation. Lächeln wirkt sympathisch und stellt eine positive und glaubwürdige Beziehung zu Ihrem Publikum her. Auch Ihre Körperhaltung und Ihre Gestik unterstreichen, das was Sie sagen. Setzen Sie bewusst und akzentuiert an dramaturgisch wichtigen Punkten Ihre Gestik ein und unterstreichen Sie damit nachdrücklich das Gesagte. Manche Präsentatoren neigen dazu auf einer Stelle zu stehen. Es ist durchaus sinnvoll ein, zwei Schritte auf Ihre Zuhörer zuzugehen und dann wieder fest und sicher zu stehen. Bleiben Sie nicht wie angewurzelt auf einer Stelle stehen, aber gehen Sie auch nicht auf und ab. Dadurch halten Sie den direkten Kontakt zu Ihren Zuhörern aufrecht und beziehen Sie sie in Ihre Präsentation ein.

Ihre Präsentation – ein Erfolg

Wenn Sie die vorgestellten und besprochenen Punkte einhalten, dann haben Sie schon bei Ihrer nächsten Präsentation den Erfolg, den Sie sich wünschen. Nehmen Sie sich doch zu Übungszwecken selbst auf Video auf und analysieren Sie sich selbst. Mit solch einem Selbstcheck sieht man am besten, wo noch potentiale zur Verbesserung sind. Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Präsentation und denken Sie immer daran: „Nur wenn man Ihnen glaubt, glaubt man auch Ihrer Sache“.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.

Mehr Informationen unter: Hettl Consult

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