Homeoffice – so funktioniert es

Homeoffice – so funktioniert es. Unser Beratungs- und Trainings-Team arbeitet aufgrund der Corona Pandemie aus dem Homeoffice. Und das klappt sehr gut. Daher für Sie unsere besten Tipps, um die Zeit im Homeoffice ideal zu nutzen.

1. Tipp: Schaffen Sie sich ein persönliches Arbeitsumfeld 

Idealerweise haben Sie einen verschließbaren Raum, in dem sich Ihre Homeoffice befindet. Was auch hilft, falls das nicht möglich ist, dass Sie Kopfhörer mit Noise-Cancelling. Noice-Cancelling-Kopfhörer reduzieren störende Umweltgeräusche. Eine spezielle Technik unterdrückt bzw. überspielt dabei Außengeräusche. So können Sie sich besser konzentrieren.

2. Tipp: Dress Code

Ziehen Sie sich so an, als ob Sie im Büro sind. Tragen Sie falls möglich und falls Sie das möchten Ihre Schuhe. Dies hilft Ihnen, einen mentalen Übergang von entspannten zu Hause hin zum professionellen Büroumfeld zu realisieren. 

3. Tipp: Struktur in den Tag

Die Planung und Strukturierung des Tages hilft Ihnen, sich zu konzentrieren. Erstellen Sie eine klassische To-Do Listen als Start in den Arbeitstag. So haben Sie alles Wichtige im Blick und können den Tag in kleine und größere Arbeitspakete unterteilen. 

4. Tipp: Starten Sie gemeinsamer in den Tag

Ob physisch im Büro oder im digitalen Homeoffice, es gilt der “daily checkin”. Das ist der Start in der Tag mit einem gemeinsamen virtuelles Treffen per Videochat am Morgen. Das schafft einen professionellen Einstieg. Jeder berichtet kurz, welche Ziele er sich für heute gesetzt hat. Zudem wird jeden Morgen in den Teamchat geschrieben, was wer macht, wobei er helfen könnte und wann er nicht erreichbar ist. Das verbessert die Abstimmung und den Workflow.

5. Tipp: Peer Coaching

Alle Ihre Mitarbeiter verbindet, dass sie sich in einer neuen, eher ungewohnten Arbeitssituation befinden. Da gibt es Fragen der Organisation von Abläufen. Dabei können Kollegen mit längerer -Homeoffice-Erfahrung helfen. Diese Kollegen können als Mentoren Ihren Kollegen Tipps zum produktiven Arbeiten geben. Wenn Sie diese per One Note dokumentieren entsteht eine Sammlung, mit Tipps die allen helfen kann.

6. Tipp: Video- statt Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen sind ein Mittel zum Austausch. Wesentlich besser, weil persönlicher und verbindlicher, sind allerdings Videokonferenzen. Hier ist die Aufmerksamkeit höher, da es auffällt, wenn jemand abgelenkt ist. Sich zu sehen, schafft mehr Nähe. Zudem sehen Sie Mimik und ggfs. Gestik und haben dann auch mehr Impressionen als allein über die Stimme.

7. Tipp: Wichtigkeit der Kommunikation

Die größte Veränderung, die sich im gesamten Workflow ergeben hat, war die Art und Weise der Kommunikation. Meetings finden über Videokonferenzen statt. Und die Häufigkeit von Meetings hat sich deutlich gesteigert. Dies allein deshalb, um in Verbindung zu bleiben. Neben den bereits erwähnten “daily checkins” gibt es auch “weekly’s”. Diese reflektieren die Woche und blicken in die Folgewoche. Dies passiert jeden Freitag anstatt des “daily’s”. Zudem ist es auch wichtig, zusätzliche Informationen über die Arbeit jedes Einzelnen bzw. von Teams sowie Updates zu interessanten Informationen bezüglich des gesamten Unternehmens zu erhalten.

Generell gilt als Faustregel: Wenn Sie den Eindruck haben, zu viel zu kommunizieren, dann kommunizieren Sie wahrscheinlich ausreichend genug. 

8. Tipp: Plaudertermin

Überlegen Sie, ob es Sinn macht, dass Sie mit Ihren Kollegen einen 30-minütigen Plaudertermin alle zwei Wochen durchführen. Bei diesem wird bewusst nicht über die Arbeit, sondern nur über den eigenen Alltag in dieser verrückten Situation geredet. Sie erfahren da viel über Ihre Kollegen und deren Sichtweise. Zudem stärkt es den Zusammenarbeit als Team.

9. Tipp: Team-Wochen-Challenges

Nutzen Sie soziale Netzwerke wie Yammer oder Plattformen wie Teams, um eine Team-Wochen-Challenges durchzuführen. Das schafft Teamgeist und macht Spaß. Machen Sie eine Foto-Challenge, bei der jeder, der nominiert wird, eine kleine Führung durch seinen Arbeitsplatz im Homeoffice zeigt. Es gibt da auch andere Challlenges, wie: “was gibt’s zum Mittagessen?”

10. Tipp: Foto- und Ideenwettbewerbe

Aufgrund der Schul- und Kitaschließungen müssen viele Mitarbeiter derzeit sowohl die Kinderbetreuung, das Home Schooling und das Homeoffice unter einen Hut bringen. Sie können Ihre Mitarbeiter Ihre Vorgehensweise schilder lassen, damit am kreativsten umzugehen. Also die Kinder zu beschäftigen und in Ruhe arbeiten zu können. Die kreativste oder lustigste Idee wird per Abstimmung gesucht. Von den Ideen profitieren alle. Sie können natürlich auch ein anderes Thema mit Homeoffice-Bezug nehmen.

11. Tipp: Virtual Coffee Break – Working Lunch

Über gemeinsame Aufgaben und Projekte kann man sich digital zielgerichtet austauschen. Doch die Gespräche abseits der Arbeitsthemen werden eher rar. Doch gerade dieser Smalltalk im Büro beim Kaffee sind wesentlicher Bestandteil des “sozialen Klebstoffs”, der ein Team zusammenhält. Machen Sie doch eine von Zeit zu Zeit eine virtuelle Kaffeepause oder zur Mittagszeit ein Working Lunch. Das  Essen ist fertig, dann die Webcam an und mit den Kollegen lunchen. 

12. Tipp: Körperliche und mentale Gesundheit 

Der häufigste Mangel im Homeoffices ist die Vernachlässigung der körperlichen und mentalen Gesundheit. Achtet Sie bei der Planung Ihres Tages bewusst darauf Zeitfenster einzuplanen, in denen Sie sich von Ihrem Bildschirmen trennen. Schaffen Sie hier Abwechslung über einen Spaziergang an der frischen Luft, oder blättern Sie ein paar Seiten in einem Magazin oder lesen Sie in einen Buch. Das schafft es Sie aus Ihrer Arbeitsroutine herauszuholen.

Achten Sie auch auf Ihre körperliche Gesundheit. Was können Sie als tägliches kleines Fitnessprogramm absolvieren.

Als abschließender Tipp noch ein paar Apps und Tools, die Ihnen im Homeoffice helfen. Das sind für Projekt: Jira, Trello, Confluence; Clouds: Google Drive, Dropbox; Video Meetings: GoToMeeting, Slack, Google Hangouts, Zoom; Zeitmanagment: Forest, Focus Booster; To-Do List’s: Trello, Google Keep.

Ganz sicher wird jedes Team und jedes Unternehmen für sich über die Zeit herausfinden, was am besten für die interne Kommunikation in Corona-Zeiten funktioniert. So kommen Sie gut vernetzt, produktiv und vor allem, gut gelaunt durch die nächsten Wochen!