Jeder Mensch kann nur eine bestimmte Menge an Aufgaben bewältigen, egal, wie hart er arbeitet. Mehr Freiraum verschaffen sich Chefs nur, wenn sie Teile ihrer Pflichten delegieren. So delegieren Sie richtig.

Delegieren ist die Kunst, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere abzugeben. Das ist selbst in Kleinstunternehmen möglich, denn es müssen nicht alle Aufgaben im Betrieb gehalten werden. Büroarbeiten beispielsweise lassen sich auch an externe Dienstleister vergeben.

Dadurch bekommen Chefs mehr Freiraum. Den können sie für Aufgaben nutzen, die außer ihnen wirklich niemand erledigen kann. Sie dürfen sich aber auch mal Pausen gönnen.

Neben dem Unternehmer profitieren aber auch die Mitarbeiter. Wenn der Chef wichtige Aufgaben überträgt, zeigt das dem Angestellten, dass man ihm zutraut, selbstständig Lösungen zu finden.

Delegieren in sechs Schritten

Um die Mitarbeiter dabei nicht zu überfordern, sollte der Chef in Schritten vorgehen: “Zu Beginn delegieren Sie einfach Aufgaben, wie beispielsweise eine Inventurliste zu erstellen. So kann Ihr Mitarbeiter Selbstvertrauen aufbauen. Wenn dies gut funktioniert, dann übergeben Sie eine Funktion, eine etwas schwierigere Aufgabe, für die Ihr Mitarbeiter dann auch die Verantwortung trägt und zuständig ist“, rät Managementberater Matthias Hettl. Erst in einem dritten Schritt bekommt der Mitarbeiter die Verantwortung für ein ganzes Projekt, empfiehlt Hettl, der sein Wissen in dem Buch “Führung kompakt” zusammengefasst hat.

Warum ich?

Zuerst sollte der Unternehmer sich fragen: Ist die Aufgabe wirklich Chefsache? Wenn nicht, wer kann sie am besten ausführen? Die Mitarbeiterauswahl ist der schwierigste Teil des Delegierens. Die Erfahrung zeigt jedoch, wer welche Aufgaben am besten erledigen kann.

Was ist die Aufgabe?

Im Vieraugengespräch sorgt der Chef dafür, dass der Mitarbeiter genau versteht, was von ihm erwartet wird, also was er wie tun soll und warum. Geben Sie klare, messbare Ergebnisse vor, im Zweifelsfall lassen Sie den Mitarbeiter Notizen machen.

Bis wann?

Halten Sie schriftlich fest, was bis wann erledigt sein soll. Dafür muss vorab schon klar sein, wie viel Zeit die Aufgabe in etwa in Anspruch nehmen wird. Die Fristen sollten realistisch, aber nicht zu großzügig sein.

Was benötigt der Mitarbeiter?

Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter Zugang zu allen Mitteln hat, die er zur Bewältigung seiner Aufgabe braucht. Informieren Sie alle Beteiligten, also Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner, dass der Mitarbeiter für diese Aufgabe zuständig ist und die dafür nötige Verfügungsgewalt hat. Versorgen Sie auch ihn mit den nötigen Kontakten.

Komplette Übergabe:

Einmal übergeben ist die Aufgabe auch übergeben. Mischen Sie sich nicht ein, arbeiten Sie nicht nach, holen Sie die Aufgabe nicht wieder zurück. Bittet der Mitarbeiter um Hilfe, machen Sie ihm Vorschläge, was er versuchen könnte – aber erledigen Sie es nicht für ihn. Nur so kann der Mitarbeiter sich weiterentwickeln.

Fortschrittsberichte:

Lassen Sie sich aber vom Mitarbeiter zu fest vereinbarten Terminen berichten, wo er mit der Aufgabe steht. Zusätzlich zu ihrer Information sorgt das dafür, dass der Mitarbeiter seine Aufgabe gut strukturiert.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.

Mehr Informationen unter: Hettl Consult

Kontakt:

Matthias Hettl, Matthias.Hettl@Hettl-Consult.de; Tel. 09122 808 337; Hettl Consult, Zwieselweg 24, 91189 Rohr b. Nürnberg