Review von Arbeitsabläufen

Review von Arbeitsabläufen: Um Arbeitsabläufe erfolgreich zu überprüfen hilft Ihnen die regelmäßige Durchführung eines Workshops und der Review der erreichten Fortschritte mit Ihren Mitarbeitern. Vielfach wird jedoch die Möglichkeit zu wenig genützt, gemeinsam mit den Mitarbeitern nicht nur im Unternehmen und in der Abteilung sondern am Unternehmen und an der Abteilung zu arbeiten.

Workshop und „Lessons Learned“

Erfahrungsgemäß gibt es vier Hauptgründe, warum Mitarbeiter und Führungskräfte Workshops zur Verbesserung der Arbeitsabläufe nicht gerade positiv eingestellt sind:

  • Sie befürchten, dass es nicht darum geht, für die Zukunft zu lernen, sondern „Verantwortliche“ zu finden, denen dann die Verantwortung am nicht so gut gelaufenen Projekt zugeschoben werden kann.
  • Die Führungskräfte haben in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen bei der Durchführung eines Workshops gemacht, d. h. eine eher unprofessionelle Moderationen mit viel Zeiteinsatz aber wenig greifbaren Output lassen daran zweifeln, dass Workshops tatsächlich „etwas bringen“.
  • Ein weiterer Grund kann sein, dass sie in den vorherigen Workshops zur Verbesserung der Arbeitsorganisation zu wenig in die Praxis überführten.
  • Zuletzt messen viele Führungskräfte dem Aufwand für die Durchführung eines Workshops mehr Bedeutung zu als dem potenziellen Ergebnis. Das führt dann zu der Aussage, dass man „für so was absolut keine Zeit“ hat.

Mit den ersten drei Gründe kommen Sie gut klar, wenn Sie den Workshop professionell durchführen und steuern. Für den vierten Grund, den vorgeblichen Zeitmangel, hilft Ihnen als Führungskraft mit hoher Erfolgswahrscheinlichkeit die folgende Vorgehensweise weiter:

Anhänger von „keine Zeit!“ vom Gegenteil überzeugen

Die nachfolgende Technik lässt sich erfahrungsgemäß gut in etwa 30 Minuten praktizieren und verläuft in 6 Schritten:

Step 1: Workshop = Zeitinvest

Fragen Sie: Stimmen Sie zu, dass die Durchführung eines Workshops eine Zeitinvestition ist. Vor allem wenn Sie daran denken, dass man in dieser Zeit eine Menge an Aufgaben könnte. Anstatt jedoch lange herum zu diskutieren, lassen Sie die Teilnehmer/innen auf Moderationskarten (Post-it’s oder einfach ein Blatt Papier) folgendes notieren. Was würden Sie erledigen, wenn Sie nicht an dem Workshop teilnehmen würden. Versichern Sie, dass diese Listen geheim bleibt, niemand also erfährt, was der Einzelne für sich notiert.

Step 2: Schätzung des Zeitaufwandes

Bitten Sie die Teilnehmer im zweiten Schritt darum, an den letzten Workshop zu denken. Fragen Sie: Wie viel Zeit Sie im Workshop verwendeten, weil man „damals“ noch nicht wusste, was man heute weiß. Weisen Sie darauf hin, dass es hier nicht um genaue Zahlen, sondern nur um ungefähre, geschätzte Zeit bzw. Tage geht.

Step 3: Abstimmen

Lassen Sie jetzt per Handzeichen abstimmen und notieren Sie das Ergebnis auf dem Flip-Chart oder einer vorbereiteten Pinnwand:

Erste Frage: Wie viele von Ihnen schätzen, dass nicht mehr als 1 Tag verschwendet wurde?

Zweite Frage: Wie viele von Ihnen schätzen, dass nicht mehr als 3 Tage verschwendet wurden?

Dritte Frage: Wie viele von Ihnen haben mehr als 6 Tage gefunden, die verschwendet wurden, weil man die gleichen Fehler wieder gemacht hat, die man in ähnlichen Situationen auch schon gemacht hat?

Step 4: 100% Projektrendite

In den meisten Fällen können Sie feststellen, dass sich die verwendeten Tage auf sechs belaufen. Machen Sie jetzt eine einfache Rechnung auf. Alle arbeiten im Workshop bestmöglich mit. Das führt dann dazu, dass die gleichen Fehler, sich nicht wiederholen. Das wiederum bedeutet dann die Vermeidung von 6 verschwendeten Tagen. Das entspricht wiedrum einer Projektauswertung mit einer Rendite von 100%! 

Step 5: Akzeptanz schaffen

Vergewissern Sie sich, ob die Teilnehmer das als realistisch ansehen, so viel aus einem Workshop zu lernen, dass man locker 6 Tage „Verschwendung“ vermeidet. Fragen Sie die Teilnehmer, die werden es Ihnen bestätigen. Wenn Sie wollen, können Sie jetzt noch ein wenig das Interesse und die Erwartungshaltung aufbauen. Das machen Sie, in dem Sie sagen, dass Sie absolut sicher sind, dass mehr als 6 Tage potenzielle Verschwendung vermieden werden können. Zudem dass Sie darauf vertrauen, dass genau die richtigen Teilnehmer, die daran mitwirken können, jetzt hier sind.

Step 6: Aufgabenliste zurück

Sammeln Sie zum Schluss die Aufgabenlisten des ersten Schritts ein und packen Sie diese in einen Umschlag. Schreiben Sie den Namen des jeweiligen Mitarbeiters darauf. Kommunizieren Sie, dass jeder in 3 Tagen seine persönliche Liste zurückbekommt. Sofern er/sie daran interessiert ist, seine Investition in den Workshop nochmals zu überdenken. Die Erfahrung zeigt, dass so gut wie niemand nach 3 Tagen die Liste zurück haben will. Das deshalb weil im Rahmen des Workshops viele Arbeitsabläufe verbessert werden konnten, so dass der Nutzen nicht mehr verifiziert werden muss.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.

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