Management Summary

Ein gute Management Summary (auch Executive Summary genannt) ist ein wichtiges Werkzeug in Ihrem Werkzeugkasten als Führungskraft. Diese liefert Ihnen eine prägnante Zusammenfassung einer Entscheidungsvorlage, die in aller Regel nicht länger als eine Seite ist. Daher kommt auch der Name  „One-Pager“. Diese dient dafür Ihnen einen schnellen Überblick über die vorgeschlagenen Alternativen zu geben.

Überblick verschaffen

Es ist nicht Ihre Aufgabe als Entscheider, Informationen zusammentragen, Handlungsoptionen zu identifizieren und deren Auswirkungen zu analysieren. Das ist die Aufgabe Ihrer fachkompetenten Mitarbeiter. Sie sollen lediglich entscheiden. Damit das möglich ist, benötigen sie eine Entscheidungsvorlage, die alle Informationen und Überlegungen dokumentiert, die zu den vorgeschlagenen Handlungsoptionen führten. Lesen werden Sie davon allerdings zunächst nur die Management Summary, die restlichen Ausführungen dienen dazu, dass Sie bei Bedarf nachschlagen können.

Sie als Führungskraft können erwarten, dass ein solches Management Summary alle für eine qualifizierte Entscheidung benötigten Informationen zusammenfasst. Die Management Summary muss alle relevanten Informationen enthalten, damit Sie sich als Entscheider schnell einen Überblick über alle wichtigen Entscheidungsparameter machen können, um eine qualifizierte Entscheidung treffen können. Die Management Summary konzentriert sich auf die wesentlichen Informationen und darf sich deshalb nicht mit Details aufhalten. Das ist manchmal nicht einfach und erfordert einen hohen Grad an Abstraktionsfähigkeit gepaart mit der analytischen Gabe wichtiges von unwichtigem zu trennen und zu einem Gesamtbild der Lage zu aggregieren. Es werden meist eine bis maximal drei Handlungsoptionen als Ergebnis in der Management Summary vorgeschlagen und bewertet. Alle relevanten Details und Ableitungen zu den Optionen finden sich allenfalls in einem der Management Summary angehängtem Teil.

Qualifizierte Entscheidungsvorlagen

Management Summarys sind in Projekten häufig für Entscheidungsvorlagen erforderlich. So geht es um einen zu bewertenden Änderungsantrag oder eine konkrete Auftragsvergabe. Eine einfache Management Summary kann in einen einzigen Satz als Handlungsempfehlung münden, wie z. B. „Für die Lieferung der Turbolader empfehlen wir BorgWarner Turbo Systems, da das Testprodukt bei der Qualitätsprüfung das mit Abstand besten Ergebnisse gezeigt hat.“ Die anschließenden, nur für einen Spezialisten verständlichen, fünfzig Seiten Anhang mit allen Mess-und Testprotokollen werden Sie als Entscheider sicherlich nur im Ausnahmefall durcharbeiten.

Eine Management Summary soll als Entscheidungsvorlage die folgenden relevanten Punkte umfassen, entsprechend strukturiert sein und die nachfolgenden Inhalte umfassen. Orientieren Sie sich an den folgenden Fragen, wenn Sie eine Management Summary erstellen.

Inhalt – Worum geht es?

Im ersten Abschnitt der Management Summarys sollen Sie als relevanter Entscheider im ersten Satz erfahren, um welchen Verantwortungsbereich es sich handelt. Geht es um eine Organisationsentwicklung, ein neues Produkt, einen neuen Vertriebsweg, um Schadensminimierung bei einem Problem, um die Verbesserung der Infrastruktur etc.? Sie als Führungskräfte müssen oft zwischen verschiedenen Verantwortungsbereichen „umschalten“ und ärgern sich, wenn sie erst mühsam identifizieren müssen, worum es überhaupt geht. Also Klarheit mit der inhaltlichen Frage: worum geht es.

Beispiele für gute erste Sätze eines Management Summarys sind: „Aufgrund eines Absatzrückgangs im ersten Quartal um 4,5% ist es erforderlich unsere Produkte über neue Vertriebswege abzusetzen.“ oder „Wir werden die Zuverlässigkeit der IT-Infrastruktur erhöhen und deshalb die Wartung der Drucker an einen externen Dienstleister vergeben.“ oder “ Wir erwarten, dass die XYZ-AG in einem halben Jahr ein Konkurrenzprodukt zu unserem Hauptprodukt auf den Markt bringt.“

Gründe – Warum muss eine Entscheidung getroffen werden?

Erklären Sie kurz, warum das Thema so wichtig ist und warum eine Entscheidung zu treffen ist. Es gbt bspw. einen konkreten Anlass oder Chancen und Potenziale eröffnen sich. Risiken drohen, gesetzliche Anforderungen machen notwendig, dass Sie Mängel beseitigen, Kunden oder Mitarbeiter erwarten – so stellen sich Gründe für die Entscheidungsvorlage dar. Mögliche Beispiele: „Es besteht die Gefahr, dass der Wettbewerber einen signifikanten Vorsprung durch ein neues Produkt erzielt.“ oder „Durch die Akquisition der XY Firma besteht eine sehr starke Konkurrenzsituation im unserem Produktbereich Z“

Ziele – Welche Ziele werden verfolgt?

Benennen Sie die wichtigsten Ziele, die mit der Entscheidung verbunden sind. Was wird verbessert, optimiert, eingespart, verringert, ausgebaut oder erreicht? Ergänzen Sie, in welcher Zeit ein Ziel erreicht werden soll oder für welchen Bereich es gilt. Benennen Sie auch die Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen. Aus diesen Zielen und Rahmenbedingungen werden Kriterien formuliert, die bei der folgenden  Bewertung der Handlungsoptionen wichtig sind.

Sie können hier bspw. formulieren: „Ziel unseres Vorgehens ist es dem Wettbewerb ein Produkt entgegenzusetzen. Dieses muss im ersten Jahr in den Break-Eve so dass wir schnell Marktanteil gewinnen und dass es dadurch zu keinen Umsatzrückgänge in unserem zentralen Marktsegment kommt.“

Entscheidungsklarheit – Welche Entscheidung ist zu treffen?

Beschreiben Sie idealerweise ebenfalls in nur einem Satz die zu treffende Entscheidung. Das heißt, versuchen Sie sich möglichst kurz zu halten. Das gelingt Ihnen am besten, wenn Sie Ihren Vorschlag in Form einer zu treffenden Entscheidung als Empfehlung formulieren. Mögliche Formulierungen für eine zu treffende Entscheidung sind bspw.: „Es ist zu entscheiden, welcher der drei identifizierten neuen Vertriebswege als erstes beschritten werden soll.“

Optionen – Welche Optionen gibt es?

Ab jetzt darf es etwas ausführlicher werden. Das heißt für jede vorgestellte Handlungsoption dürfen es ein oder sogar zwei Sätze sein. Wichtig ist, dass es mindestens zwei Optionen gibt. Ansonsten gibt es nichts zu entscheiden. Selbst wenn es ganz offensichtlich nur eine einzige Möglichkeit zu geben scheint, ist zumindest darzustellen, was passiert, wenn man alles so weiterlaufen lässt, wie bisher. Dadurch erhält die Entscheidung für das empfohlene Vorgehen den Charakter einer aktiven Steuerung und erscheint dem Adressaten nicht mehr als erzwungene Reaktion. Entscheider lieben es nicht, dass Sie diese unter Druck setzen.

Handlungsoptionen sind, hier anhand des Beispiels mit dem Konkurrenzprodukt, z.B. folgende: „Option 1: Durch eine intensiv beworbene Rabattaktion für unser Produkt XY sättigen wir den Markt so stark, dass der Wettbewerb mit seinem Produkt keinen signifikanten Marktanteil erreichen kann. Zugleich bereiten wir die nächste Version dieses Produkts vor.“ oder „Option 2: Wir schließen ein Joint Venture mit dem Wettbewerber für eine gemeinsame Weiterentwicklung des Produkts.“ oder „Option 3: Wir unternehmen nichts, in der Annahme, dass das Produkt des Wettbewerbers nicht konkurrenzfähig sein wird.“

Beurteilung – Nach welchen Kriterien wurden diese Handlungsoptionen beurteilt?

Um die verschiedenen Optionen bewerten und eine Empfehlung aussprechen zu können, benötigen Sie Kriterien. Genau diese müssen Sie benennen, denn im Topmanagement haben die Handelnden den Überblick darüber, welche Maßstäbe derzeit und evtl. zukünftig zu beachten sind. Sind z .B. die Auswirkungen einer kommenden Fusion berücksichtigt? Liegt ein internationales Rechtsgutachten vor, da das Produkt auch auf dem asiatischen Markt angebten wird? Es kann viele zusätzliche Aspekte geben, die nicht im Blickfeld der Experten waren und unter Umständen eine neue Analyse erfordern. Und umgekehrt können bisher zentrale Kriterien plötzlich irrelevant geworden sein, weil sich die Unternehmensstrategie geändert hat.

Kriterien für die verschiedenen Handlungsoptionen lassen sich sehr knapp benennen, z. B. so: „Die genannten Optionen wurden mit Hilfe der vorgeschriebenen Risikoanalyse und Kosten-Nutzenanalyse bewertet. Aktuellen Marktprognosen der Fachverbände sind berücksichtigt. Nicht betrachtet sind die Auswirkungen einer etwaigen Produktionsverlagerung nach Asien.“

Empfehlung – Welche dieser Optionen wird empfohlen?

Am Schluss eines Management Summarys steht die Empfehlung für eine der Optionen und die Begründung dafür. Wichtig ist dass Sie eine Handlungsanweisung an den Entscheider formulieren. Schreiben Sie also nicht: „Der Vorstand muss unbedingt ein zusätzliches Budget von 10.000 Euro genehmigen, damit auf der Hannover Messe eine Marketingaktion durchgeführt werden kann.“!

Die Empfehlung sollte zudem so formuliert sein, dass der Entscheider sie direkt für die Formulierung des zu treffenden Beschlusses weiterverwenden kann. Ebenso wie für Berichte, die er eventuell an seine eigenen Vorgesetzten verfassen muss. Schreiben Sie die Formulierung deshalb nicht im Konjunktiv oder als Nebensatz („… unter den beschriebenen Annahmen ergäbe sich als beste Lösung, dass …“), sondern direkt als eigenständigen Hauptsatz. Den Hinweis, dass es sich um eine Empfehlung handelt, stellen Sie voran und beenden ihn mit einem Doppelpunkt, wie z. B. „Die Arbeitsgruppe empfiehlt, unter den beschriebenen Annahmen, folgende Lösung: Das Budget des Projekts wird um 10.000 Euro erhöht, zweckgebunden für die Marketingaktion auf der Hannover Messe.“ Als Fazit gilt, eine gute geschriebene Management Summary beschleunigt die Entscheidungsfindung immens.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.

Mehr Informationen unter: Hettl Consult